Constatación de Comprobantes

Introducción 

La constatación de comprobantes es un proceso que permite verificar los datos que posee la factura de un proveedor con los datos informados a ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero) por el mismo, y a partir de ahí poder cargar la factura al sistema.

Se debe ingresar al Módulo Compras, en la parte de movimientos: Constatación de comprobantes.

>> Importar Factura

* Formato: mediante la opción desplegable  se debe indicar el formato de la factura a importar: ARCA, BSGestión, otro o Escanear QR

* Factura: en este campo se debe cargar el archivo de la factura a constatar 

Una vez completados todos los campos obligatorios, el usuario debe presionar el botón Importar para registrar la factura en el sistema. Al ejecutar esta acción, los datos del comprobante se cargarán automáticamente en la solapa Datos del Comprobante (o se los puede ingresar manualmente)

>> Datos del Comprobante

* Modo Comprobante: mediante  se debe indicar el medio de confección de la factura: CAE, CAEA o CAI

* Proveedor: en este campo se debe ingresar el proveedor vinculado a la factura. El proveedor a seleccionar debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>Proveedores (Modo Selección)

* Tipo Comprobante: en este campo se debe especificar el tipo de factura (factura A, factura B, etc.) que se está registrando (Modo Selección)

* Punto de Venta: En este campo se debe registrar el punto de venta asociado a la factura del proveedor.

* Número: en este campo se debe ingresar el número de la factura correspondiente 

* Fecha: indicar la fecha de emisión de la factura (Selección de Fechas)

* Vencimiento CAI: en este campo se debe ingresar la fecha de vencimiento del Código de Autorización de Impresión (CAI) asociado a la factura del proveedor. Esta fecha indica hasta cuándo es válida la autorización para la emisión del comprobante y permite al sistema controlar la vigencia fiscal del documento antes de su registro y procesamiento contable (Selección de Fechas)

* Importe: en este campo se debe ingresar el importe total de la factura 

* Código de Autorización: en este campo se debe ingresar el Código de Autorización de Impresión (CAI) proporcionado por la autoridad fiscal para la factura del proveedor. Este código permite al sistema validar que el comprobante cuenta con la autorización oficial correspondiente y asegura su registro correcto dentro de los controles fiscales y contables.

Una vez completados los campos, luego oprimir en Constatar

Resultado de la consulta
Resultado: Si fue autorizado o rechazado por ARCA.
Observaciones: en caso de que haya alguna observación (veremos este caso más adelante)
Errores: en caso de que haya algún error (veremos este caso más adelante)
Datos del comprobante: verifica el formato, es decir que los datos que tiene en papel coinciden con lo cargado y verificado por el sistema.

Si todos los datos son los correctos tendremos la siguiente pantalla:

Podremos cargar la factura en el sistema, desde la misma pantalla, haciendo clic en los casilleros de abajo: “Factura por Concepto” o “Factura por Ítems”.

En este momento se pueden hacer dos cosas:
Si se posee la pistola lectora de barras, disparar sobre el código de barras de la factura del proveedor, o Introducir a mano los números del código de barras de la factura
En ambos casos se completará:
– Proveedor    
– Punto de venta
– Tipo de comprobante
– Vencimiento CAI
– Código de autorización

Existes 2 Tipos de errores que puede haber

Errores relacionados en la carga de los datos del comprobante a constatar, en este caso el sistema nos indicará cual es la causa de dicho error

Se presentan dos casos de ejemplo en las capturas de pantalla: 

Errores en el proceso de constatación del comprobante: en este caso, la sección Resultado Consulta mostrará el motivo por el cual la validación en ARCA fue rechazada, detallando la información correspondiente en los apartados Observaciones o Errores, según corresponda.

Es importante aclarar que las observaciones o errores visualizados en el sistema provienen directamente de la respuesta emitida por los servicios de ARCA.

Se presentan dos casos de observaciones en las capturas de pantalla: 

Otros errores comunes son, por ejemplo:
Puede suceder que no haya conexión con ARCA por falta de internet o que los servidores de ARCA estén saturados.
También puede suceder que el CUIT del proveedor no esté vigente o no exista. O que el punto de venta no este dado de alta por el proveedor.

Nota: Para poder acceder al servicio de constatacion de comprobantes de ARCA es estrictamente necesario que la empresa cumpla con la vinculación del certificado digital y la habilitación del servicio correspondiente en el portal de ARCA.