Emisión Pedidos Cotización

Introducción

1. El Pedido de Cotización (PC) es un documento que se utiliza para solicitar presupuestos a uno o varios proveedores, con el fin de conocer el valor de los bienes o servicios que la empresa necesita.

1. Proceso de Creación de un PC

Para generar un nuevo Pedido de Cotización, sigue estos pasos:

1. Ve al módulo Compras.
2. Haz clic en Pedido de Cotización.
3. En la pantalla principal se listan los pedios de cotización ya cargados, detallando: Número del comprobante, Fecha de emisión, Fecha de Necesidad, Proveedor, Referencia, Estado, Adjuntos (Si o No) y Monto Total. Cada cotización tiene las opciones Editar  y Eliminar , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.
4. presiona el botón Nuevo (F7). Se abrirá una ventana para que comiences a cargar los datos

2. Descripción de los Campos Principales

A continuación, se detalla la información que debes completar para crear un Pedido de Cotización 

• Talonario y Número: El sistema asigna automáticamente el número de comprobante según el talonario por defecto. Si no hay un talonario asignado, recibirás una notificación.
• Fecha: Fecha de creación del pedido de cotización (Selección de Fechas)
• Estado: casillero destinado a asignar el estado del requerimiento. Por defecto, el estado es INICIADO.
• Responsable: La persona que crea el pedido de cotización (Modo Selección)
• Proveedor: El proveedor al que se dirige el pedido. Puedes buscarlo por nombre o código, o darlo de alta mediante  si no está registrado (Modo Selección)
• Referencia: Campo para identificar el contenido del pedido de cotización y empleado para la búsqueda de listados e informes en el sistema
• Fecha de Necesidad: La fecha en la que se necesita el articulo o servicio (Selección de Fechas)
• Vencimiento Cotización: La fecha y hora en que la cotización dejará de ser válida (Selección de Fechas)
• Moneda: La divisa de la cotización (ej. Pesos, dólares) 

3. Carga de Ítems a Cotizar

Una vez que completes los datos principales, puedes agregar los ítems a cotizar de dos maneras:

• 1) Desde un Requerimiento Interno (RI): Esta es la forma más común si ya tienes un RI pendiente de cotización.

  1. Haz clic en la opción "Desde requerimiento interno".
  2. Se abrirá una pantalla donde puedes filtrar los ítems pendientes por número de RI, Proveedor, Fecha, etc.
  3. De cada ítem pendiente se detallan distintas características: Numera de Requerimiento, Código, Fecha de Necesidad, etc.
  4. Selecciona los ítems que deseas incluir y haz clic en Guardar y Aceptar.

• 2) Carga manual: Utiliza la opción "Nuevo (F9)" para agregar ítems de forma manual si no provienen de un RI

           1. En la nueva pantalla, ingresa la Descripción del bien o servicio (ej. "disco de corte") y la Cantidad.

           2. Puedes agregar campos adicionales como Detalle, Fecha de Necesidad específica para el ítem, Centro de Costo y Observaciones.

           3. Una vez completados los campos oprimir en Guardar (F2)

Cada ítem agregado a la cotización será incorporado automáticamente en una lista visible en la pantalla principal de la cotización. Mediante  podemos eliminar productos de la lista 

Cada ítem en la lista presenta los iconos: 

 mediante el cual se accede a una pantalla donde se detallan datos básicos del artículo y los distintos proveedores del mismo 

 mediante el cual se accede al comprobante del ítem

4. Adjuntar Archivos

En la pestaña "Archivos del Pedido de Cotización", puedes adjuntar documentos relevantes como planos, especificaciones o imágenes, facilitando el respaldo documental.

• Haz clic en Adjuntar archivos.
• Sube el archivo desde tu dispositivo y completa los campos de Tipo, Nombre y Descripción.
• Al terminar, haz clic en Guardar.

5. Actualizar los precios

Cuando recibas la cotización del proveedor, puedes actualizar los valores de los ítems en el PC de dos maneras:

      1. Editando el ítem de forma individual. Cliqueando el icono   accediendo a la pantalla de datos del ítem 

* 2. Utilizando la opción "Actualizar precios". En esta pantalla, puedes ingresar los valores correspondientes a cada artículo y guardar los cambios. Posteriormente oprimir en Actualizar

6. Finalización del Proceso

7. Detalle Completo de los campos

Introducción 

El Pedido de Cotización (PC) es el documento que se va a enviar a lo/s Proveedor/es para que estos realicen un presupuesto y así conocer el valor de los bienes o servicios que estamos necesitando.

Haremos clic sobre la opción “Pedido de Cotización” dentro del módulo Compras. Se abrirá una pantalla con los pedidos ya cargados, detallando: Número del comprobante, Fecha de emisión, Fecha de Necesidad, Proveedor, Referencia, Estado, Adjuntos (Si o No) y Monto Total. 

Cada cotización tiene las opciones Editar  y Eliminar , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Cargar una nueva Cotización: hacer clic en Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente ventana 

Descripción de los campos en pantalla:

 * Talonario: del pedido de cotización a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Al cliquear en el ícono  se desplegarán las opciones de talonario disponibles. Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar (F7) el sistema da el siguiente aviso: No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la cotización. Para la carga del talonario ver la opción Módulo Compras>>Archivos>>Talonario.

* Numero: casillero donde se asignará el número del comprobante a emitir de acuerdo al talonario seleccionado, el sistema lo hará automáticamente.

* Fecha: fecha de confección del pedido de cotización (Selección de Fechas)

* Estado: el Pedido de Cotización puede tener 5 estados: “Iniciado” mientras se crea y se cargan los ítems que se quieren cotizar; "Autorizado/en Curso” cuando ya se han cargado los ítems y se espera la autorización del comprobante para emitirse; “Pendiente de cotización” mientras se espera la respuesta del proveedor con los valores; “Cotizado” una vez que hemos cargado los valores de los bienes o servicios; “Anulado”, cuando se ha anulado el pedido de cotización confeccionado 

Este campo será editable luego de oprimir Continuar (F2). Por defecto el sistema inicializa este campo, con el estado de Iniciado

* Responsable: es la persona que realiza el pedido de cotización, por defecto es el usuario actual, el cual puede ser editable. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados (Modo Selección)

* Referencia: mediante la cual se identifica el contenido del pedido de cotización. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes del sistema

* Proveedor: a quien se dirige el pedido de cotización, para seleccionar el proveedor se podrá escribir el nombre, parte del nombre, el código. Si el proveedor no se encuentra registrado se lo puede ingresar mediante el icono  sin salir del pedido de cotización (Modo Selección)

* Contacto: en este campo se pueden seleccionar los contactos del proveedor seleccionado (teléfono, mail, etc.), previamente cargados en ABM del proveedor. Para más información dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>Proveedores (Modo Selección)

* Lugar de Entrega: lugar donde se realizará la entrega del material/artículo. Se puede indicar por ejemplo algún depósito de la empresa, o, si se retira en las instalaciones del proveedor, colocar la dirección en la cual se efectuará el retiro del producto.

* Forma de entrega: tiene relación con el atributo lugar de entrega, indicando si el producto será retirado por la propia empresa o por un flete

* Condición de pago: por defecto el sistema trae la condición de pago que tiene asociada el proveedor seleccionado, o se la puede seleccionar entre las condiciones de pago predefinidas mediante . Para agregar una nueva condición de pago remitirse a Módulo Compras>>Archivos>>Condición de Pago

* Moneda: seleccionar la moneda base de la cotización. Oprimiendo el icono  se desplegarán las opciones predefinidas. En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas. 

* Descuento: en este campo se puede especificar un porcentaje de descuento aplicable a la cotización que se está generando. El sistema calculará automáticamente los descuentos correspondientes a cada ítem agregado al pedido de cotización.

* Fecha de Necesidad: se hace referencia a la fecha en la cual se requiere disponer con el material, artículo y/o servicio en la empresa (Selección de Fechas)

* Vencimiento Cotización: Se debe indicar la fecha de vencimiento de la cotización que se está generando, a partir de la cual la misma dejará de ser válida (Selección de Fechas)

* Hora: Este campo permite establecer la hora de vencimiento de la cotización para el día previamente seleccionado.

* Permitir modificar Condición de pago: al seleccionar este casillero, se habilita la posibilidad de que la Condición de pago de la cotización sea editable.

* Permitir modificar Fecha de Necesidad: al seleccionar este casillero, se habilita la posibilidad de que la Fecha de Necesidad de la cotización sea editable. 

Cuando se da clic a Continuar a la derecha de la pantalla aparecerán nuevas opciones: Nuevo(F9), Desde requerimiento interno, Actualizar precios. Estas nuevas opciones sirven para cargar los ítems que queremos cotizar.

Utilizaremos la opción “Nuevo” cuando queramos saber los valores de cualquier bien o servicio. La opción “Desde requerimiento interno” la usaremos cuando tenemos un RI que está pendiente de cotización.

Haciendo clic sobre el casillero Desde requerimiento interno, se desplegará la siguiente pantalla

La pantalla presenta las siguientes opciones de filtrados, para reducir la cantidad de ítems de requerimientos pendientes que se obtendrán como resultado de la búsqueda: Numero de OC, Proveedor, Marca, Texto Filtro, Estado, Responsable, Referencia, Centro de Costo y Destino (Depósito o Centro de Costo). Realizada la selección oprimir Filtrar

De los ítems de requerimientos a solicitar, se detallan: Número de Requerimiento, Referencia, Código, Descripción, Fecha de Necesidad, Centro de Costo, Destino, Cantidad (campo editable) y Unidad.

Sobre ese listado de ítems seleccionaremos (cliqueando su casillero selector), de los cuales requerimos una cotización 

Una vez seleccionados los ítems a incluir en la solicitud de cotización cliquear en Guardar y Aceptar.

Cada ítem agregado a la cotización será incorporado automáticamente en una lista visible en la pantalla principal de la cotización. Mediante  podemos eliminar productos de la lista 

Cada ítem en la lista presenta los iconos: 

 mediante el cual se accede a una pantalla donde se detallan datos básicos del artículo y los distintos proveedores del mismo 

 mediante el cual se accede al comprobante del ítem

Recordatorio: para agregar un ítem no contemplado en el requerimiento interno se emplea Nuevo (F9)

Para finalizar el proceso de carga de la cotización, oprimir en Guardar(F2)

Posteriormente, una vez recibidos los valores de los artículos, se podrán actualizar en el pedido de cotización. Esto puede darse de dos maneras:

• Editar el ítem del pedido de cotización
• Mediante la opción “Actualizar precios”.

Si elegimos la segunda opción haremos clic en “actualizar precios”, desplegándose la siguiente pantalla

En esta pantalla, el usuario podrá ingresar los valores actualizados correspondientes a los artículos y confirmar la acción mediante el botón Actualizar. Una vez ejecutada esta operación, el sistema registrará los valores ingresados.

>> Solapa Archivos del Pedido de Cotización

 Mediante la cual se puede asociar archivos al Pedido de Cotización 

Para cargar un archivo, se debe cliquear la casilla Adjuntar Archivos, mediante la cual se accede a la siguiente pantalla donde se debe subir el archivo y completar datos del mismo. 

* Tipo: mediante  se desplegarán las opciones de archivos que se pueden adjuntar, de las cuales se debe seleccionar la correspondiente. 

* Nombre: campo donde se debe subir el archivo. 

* Descripción: campo donde se realiza el detalle del archivo que se desea asociar al pedido de cotización 

* Carpeta destino: del archivo que se adjunta al contrato. 

Una vez finalizado de completar los campos, oprimir en Guardar

Para dar terminado el proceso de cotización, dirigirse al campo Estado y modificarlo: de “Pendiente de cotización” a “Cotizado”

8. Preguntas Frecuentes (FAQs)

• ¿Puedo modificar un PC ya creado? Sí. En la pantalla principal, puedes editar o eliminar un PC según tu nivel de autorización.

• ¿Qué significan los diferentes estados? Los estados te ayudan a rastrear el progreso de la cotización:

  • Iniciado: La cotización está en proceso de creación.
  • Pendiente de cotización: Ya se envió al proveedor y se está esperando su respuesta.
  • Cotizado: El proveedor ya envió los precios y se han registrado en el sistema.
• ¿Qué hago si no tengo un Talonario asignado? El sistema te notificará y no podrás continuar. Deberás cargar un talonario en Módulo Compras > Archivos > Talonario para poder emitir el PC.