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Wiki source code of Emisión Pedidos Cotización

Version 42.5 by Emiliano Alanis on 2025/10/09 10:39
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1 == **Introducción** ==
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4 1. El Pedido de Cotización (PC) es un documento que se utiliza para solicitar presupuestos a uno o varios proveedores, con el fin de conocer el valor de los bienes o servicios que la empresa necesita.
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8 === 1. Proceso de Creación de un PC ===
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11 Para generar un nuevo Pedido de Cotización, sigue estos pasos:
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13 1. Ve al módulo **Compras**.
14 1. Haz clic en **Pedido de Cotización**.
15 1. En la pantalla principal se listan los pedios de cotización ya cargados, detallando: **Número** del comprobante, **Fecha **de emisión, **Fecha de Necesidad**, **Proveedor**, **Referencia**, **Estado**,** Adjuntos** (Si o No) y **Monto Total. **Cada cotización tiene las opciones** Editar **[[image:1749646610139-613.png]] y** Eliminar** [[image:1749646610142-337.png]], estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.
16 1. presiona el botón **Nuevo (F7)**. Se abrirá una ventana para que comiences a cargar los datos
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18 [[image:1756305748202-842.png||height="331" width="645"]]
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23 === 2. Descripción de los Campos Principales ===
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25 A continuación, se detalla la información que debes completar para crear un Pedido de Cotización
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27 * **Talonario y Número**: El sistema asigna automáticamente el número de comprobante según el talonario por defecto. Si no hay un talonario asignado, recibirás una notificación.
28 * **Fecha**: Fecha de creación del pedido de cotización ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
29 * **Estado**: casillero destinado a asignar el estado del requerimiento. Por defecto, el estado es INICIADO.
30 * **Responsable**: La persona que crea el pedido de cotización ([[Modo Selección>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Modo%20de%20Selecci%C3%B3n/]])
31 * **Proveedor**: El proveedor al que se dirige el pedido. Puedes buscarlo por nombre o código, o darlo de alta mediante [[image:person1.gif]] si no está registrado ([[Modo Selección>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Modo%20de%20Selecci%C3%B3n/]])
32 * **Referencia**: Campo para identificar el contenido del pedido de cotización y empleado para la búsqueda de listados e informes en el sistema
33 * **Fecha de Necesidad**: La fecha en la que se necesita el articulo o servicio ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
34 * **Vencimiento Cotización**: La fecha y hora en que la cotización dejará de ser válida ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
35 * **Moneda**: La divisa de la cotización (ej. Pesos, dólares)
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37 [[image:1756306066404-441.png||height="242" width="722"]]
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43 === 3. Carga de Ítems a Cotizar ===
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45 Una vez que completes los datos principales, puedes agregar los ítems a cotizar de dos maneras:
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47 [[image:1756309470327-521.png||height="304" width="723"]]
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51 **1) Desde un Requerimiento Interno (RI)**: Esta es la forma más común si ya tienes un RI pendiente de cotización.
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53 1. Haz clic en la opción **"Desde requerimiento interno"**.
54 1. Se abrirá una pantalla donde puedes filtrar los ítems pendientes por número de** RI, Proveedor, Fecha**, etc.
55 1. De cada ítem pendiente se detallan distintas características: **Numera de Requerimiento, Código, Fecha de Necesidad**, etc.
56 1. Selecciona los ítems que deseas incluir y haz clic en **Guardar** y **Aceptar**.
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59 [[image:1756310267888-332.png||height="366" width="632"]]
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62 * **2) Carga manual**: Utiliza la opción **"Nuevo (F9)"** para agregar ítems de forma manual si no provienen de un RI
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66 ~1. En la nueva pantalla, ingresa la **Descripción** del bien o servicio (ej. "disco de corte") y la **Cantidad**.
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68 2. Puedes agregar campos adicionales como **Detalle**, **Fecha de Necesidad** específica para el ítem, **Centro de Costo** y **Observaciones**.
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70 3. Una vez completados los campos oprimir en **Guardar (F2)**
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72 [[image:1756133358009-599.png||height="291" width="591"]]
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75 Cada ítem agregado a la cotización será incorporado automáticamente en una lista visible en la pantalla principal de la cotización. Mediante [[image:1749646610142-337.png]] podemos eliminar productos de la lista
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77 **Cada ítem en la lista presenta los iconos: **
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79 [[image:b_lupa.gif]] mediante el cual se accede a una pantalla donde se detallan datos básicos del artículo y los distintos proveedores del mismo
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81 [[image:edit2.gif||height="18" width="18"]] mediante el cual se accede al comprobante del ítem
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83 [[image:1757000404308-996.png||height="370" width="608"]]
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86 === 4. Adjuntar Archivos ===
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89 En la pestaña **"Archivos del Pedido de Cotización"**, puedes adjuntar documentos relevantes como planos, especificaciones o imágenes, facilitando el respaldo documental.
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91 * Haz clic en **Adjuntar archivos**.
92 * Sube el archivo desde tu dispositivo y completa los campos de **Tipo**, **Nombre** y **Descripción**.
93 * Al terminar, haz clic en **Guardar**.
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95 [[image:1754926716926-286.png||height="147" width="717"]]
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98 === 5. Actualizar los precios ===
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101 Cuando recibas la cotización del proveedor, puedes actualizar los valores de los ítems en el PC de dos maneras:
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103 **1.** Editando el ítem de forma individual. Cliqueando el icono [[image:1749646610139-613.png]] accediendo a la pantalla de datos del ítem
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105 [[image:1757001033538-693.png||height="205" width="698"]]
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108 ~* 2. **Utilizando la opción **"Actualizar precios"**. En esta pantalla, puedes ingresar los valores correspondientes a cada artículo y guardar los cambios. Posteriormente oprimir en **Actualizar
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110 [[image:1756382606083-447.png||height="303" width="626"]]
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114 === 6. Finalización del Proceso ===
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119 Para finalizar el proceso de carga del pedido de la cotización a los proveedores, oprimir en** Guardar (F2)**
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127 Para dar terminado el proceso de cotización, cuando se haya recibido la cotización correspondiente, dirigirse al campo **Estado **y modificarlo: de “**Pendiente de cotización”** a **“Cotizado”**
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130 ==== [[image:1756382959838-125.png||height="325" width="657"]] ====
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132 === ===
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134 === 7. Detalle Completo de los campos ===
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137 **Introducción **
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139 El Pedido de Cotización (PC) es el documento que se va a enviar a lo/s Proveedor/es para que estos realicen un presupuesto y así conocer el valor de los bienes o servicios que estamos necesitando.
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141 Haremos clic sobre la opción **“Pedido de Cotización” **dentro del módulo Compras. Se abrirá una pantalla con los pedidos ya cargados, detallando: **Número** del comprobante, **Fecha **de emisión, **Fecha de Necesidad**, **Proveedor**, **Referencia**, **Estado**,** Adjuntos** (Si o No) y **Monto Total. **
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143 Cada cotización tiene las opciones** Editar **[[image:1749646610139-613.png]] y** Eliminar** [[image:1749646610142-337.png]], estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.
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145 [[image:1756305748202-842.png||height="418" width="815"]]
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149 **Cargar una nueva Cotización**: hacer clic en **Nuevo (F7)**, por lo cual** **se desplegará la siguiente ventana
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151 [[image:1756306066404-441.png||height="261" width="779"]]
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153 **Descripción de los campos en pantalla:**
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155 **~ * Talonario:** del pedido de cotización a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Al cliquear en el ícono [[image:img_54ef30bd29cbe.png||alt="img_54ef30bd29cbe"]] se desplegarán las opciones de talonario disponibles. Si no existe un talonario, al cliquear en **Continuar (F7)** el sistema da el siguiente aviso: **No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante**, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la cotización. Para la carga del talonario ver la opción Módulo Compras>>Archivos>>[[Talonario.>>doc:Main.BS GESTION.CENTRO DE CONOCIMIENTO.Articulos y Contenido.Modulo del sistema .Ventas.Talonario.WebHome]]
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157 **~* Numero**: casillero donde se asignará el número del comprobante a emitir de acuerdo al talonario seleccionado, el sistema lo hará automáticamente.
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159 **~* Fecha:** fecha de confección del pedido de cotización ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
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161 **~* Estado//~://** el Pedido de Cotización puede tener 5 estados: **“Iniciado”** mientras se crea y se cargan los ítems que se quieren cotizar; "**Autorizado/en Curso”** cuando ya se han cargado los ítems y se espera la autorización del comprobante para emitirse; **“Pendiente de cotización”** mientras se espera la respuesta del proveedor con los valores; **“Cotizado”** una vez que hemos cargado los valores de los bienes o servicios;** “Anulado”, **cuando se ha anulado el pedido de cotización confeccionado
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163 Este campo será editable luego de oprimir **Continuar (F2). **Por defecto el sistema inicializa este campo, con el estado de **Iniciado**
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165 **~* Responsable**: es la persona que realiza el pedido de cotización, por defecto es el usuario actual, el cual puede ser editable. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono [[image:https://bridgesistemas.com.ar/ayudabsgestion/contratosb5.PNG||alt="Agregar Contacto"]] (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>[[Empleados>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Admistraci%C3%B3n/Empleados%20/]] ([[Modo Selección>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Modo%20de%20Selecci%C3%B3n/]])
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167 **~* Referencia**: mediante la cual se identifica el contenido del pedido de cotización. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes del sistema
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169 **~* Proveedor**: a quien se dirige el pedido de cotización, para seleccionar el proveedor se podrá escribir el nombre, parte del nombre, el código. Si el proveedor no se encuentra registrado se lo puede ingresar mediante el icono [[image:person1.gif]] sin salir del pedido de cotización ([[Modo Selección>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Modo%20de%20Selecci%C3%B3n/]])
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171 **~* Contacto**: en este campo se pueden seleccionar los contactos del proveedor seleccionado (teléfono, mail, etc.), previamente cargados en ABM del proveedor. Para más información dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>[[Proveedores>>doc:Main.BS GESTION.CENTRO DE CONOCIMIENTO.Articulos y Contenido.Modulo del sistema .Compras.Proveedores.WebHome]] ([[Modo Selección>>url:http://brd.serveftp.net:9910/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Modo%20de%20Selecci%C3%B3n/]])
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173 **~* Lugar de Entrega**: lugar donde se realizará la entrega del material/artículo. Se puede indicar por ejemplo algún depósito de la empresa, o, si se retira en las instalaciones del proveedor//, //colocar la dirección en la cual se efectuará el retiro del producto.
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175 **~* Forma de entrega**//: //tiene relación con el atributo lugar de entrega, indicando si el producto será retirado por la propia empresa o por un flete
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177 **~* Condición de pago**//: //por defecto el sistema trae la condición de pago que tiene asociada el proveedor seleccionado, o se la puede seleccionar entre las condiciones de pago predefinidas mediante [[image:img_54ef30bd29cbe.png||alt="img_54ef30bd29cbe"]]. Para agregar una nueva condición de pago remitirse a Módulo Compras>>Archivos>>[[Condición de Pago>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Modulo%20del%20sistema%20/Ventas/Condicion%20de%20Pago/]]
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179 **~* Moneda: **seleccionar la moneda base de la cotización. Oprimiendo el icono [[image:img_54ef30bd29cbe.png||alt="img_54ef30bd29cbe"]] se desplegarán las opciones predefinidas. En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>[[Monedas>>doc:Main.BS GESTION.CENTRO DE CONOCIMIENTO.Articulos y Contenido.Configuración.Monedas.WebHome]].
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181 **~* Descuento**: en este campo se puede especificar un porcentaje de descuento aplicable a la cotización que se está generando. El sistema calculará automáticamente los descuentos correspondientes a cada ítem agregado al pedido de cotización.
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183 //* //**Fecha de Necesidad**//: //se hace referencia a la fecha en la cual se requiere disponer con el material, artículo y/o servicio en la empresa ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
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185 **~* Vencimiento Cotización: **Se debe **indicar la fecha de vencimiento** de la cotización que se está generando, a partir de la cual la misma dejará de ser válida ([[Selección de Fechas>>path:/xwiki/bin/view/Main/BS%20GESTION/CENTRO%20DE%20CONOCIMIENTO/Articulos%20y%20Contenido/Generales/Selecci%C3%B3n%20de%20Fechas%20/]])
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187 **~* Hora:** Este campo permite establecer la hora de vencimiento de la cotización para el día previamente seleccionado.
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189 **~* Permitir modificar Condición de pago: **al seleccionar este casillero, se habilita la posibilidad de que la** Condición de pago **de la cotización sea editable.
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191 **~* Permitir modificar Fecha de Necesidad: **al seleccionar este casillero, se habilita la posibilidad de que la **Fecha de Necesidad **de la cotización sea editable.
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193 Cuando se da clic a **Continuar **a la derecha de la pantalla aparecerán nuevas opciones: **Nuevo(F9)**, **Desde requerimiento interno**, **Actualizar precios**. Estas nuevas opciones sirven para cargar los ítems que queremos cotizar.
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195 [[image:1756309470327-521.png||height="342" width="815"]]
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197 Utilizaremos la opción **“Nuevo”** cuando queramos saber los valores de cualquier bien o servicio. La opción **“Desde requerimiento interno”** la usaremos cuando tenemos un RI que está pendiente de cotización.
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199 Haciendo clic sobre el casillero **Desde requerimiento interno**, se desplegará la siguiente pantalla
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201 [[image:1756310267888-332.png||height="413" width="714"]]
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203 La pantalla presenta las siguientes opciones de filtrados, para reducir la cantidad de ítems de requerimientos pendientes que se obtendrán como resultado de la búsqueda: **Numero de OC**, **Proveedor**, **Marca**, **Texto Filtro**, **Estado**, **Responsable**, **Referencia**, **Centro de Costo** y **Destino **(Depósito o Centro de Costo). Realizada la selección oprimir** Filtrar**
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205 De los ítems de requerimientos a solicitar, se detallan:** Número de Requerimiento**,** Referencia**, **Código**, **Descripción**,** Fecha de Necesidad**, **Centro de Costo, Destino, Cantidad **(campo editable)** **y** Unidad**.
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207 Sobre ese listado de ítems seleccionaremos (cliqueando su casillero selector), de los cuales requerimos una cotización
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209 [[image:1756381560254-246.png||height="305" width="580"]]
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211 Una vez seleccionados los ítems a incluir en la solicitud de cotización cliquear en **Guardar** y **Aceptar.**
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213 Cada ítem agregado a la cotización será incorporado automáticamente en una lista visible en la pantalla principal de la cotización. Mediante [[image:1749646610142-337.png]] podemos eliminar productos de la lista
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215 **Cada ítem en la lista presenta los iconos: **
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217 [[image:b_lupa.gif]] mediante el cual se accede a una pantalla donde se detallan datos básicos del artículo y los distintos proveedores del mismo
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219 [[image:edit2.gif||height="18" width="18"]] mediante el cual se accede al comprobante del ítem
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221 [[image:1757000332219-524.png||height="351" width="577"]]
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223 **Recordatorio: para agregar un ítem no contemplado en el requerimiento interno se emplea Nuevo (F9)**
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225 Para finalizar el proceso de carga de la cotización, oprimir en **Guardar(F2)**
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228 Posteriormente, una vez recibidos los valores de los artículos, se podrán actualizar en el pedido de cotización. Esto puede darse de dos maneras:
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230 * Editar el ítem del pedido de cotización
231 * Mediante la opción **“Actualizar precios”**.
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233 Si elegimos la segunda opción haremos clic en “**actualizar precios”**, desplegándose la siguiente pantalla
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235 [[image:1756382606083-447.png||height="317" width="655"]]
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237 En esta pantalla, el usuario podrá ingresar los valores actualizados correspondientes a los artículos y confirmar la acción mediante el botón **Actualizar.** Una vez ejecutada esta operación, el sistema registrará los valores ingresados.
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240 **>> Solapa Archivos del Pedido de Cotización**
241
242 Mediante la cual se puede asociar archivos al Pedido de Cotización
243
244 [[image:1756404360192-941.png]]
245
246 Para cargar un archivo, se debe cliquear la casilla **Adjuntar Archivos**, mediante la cual se accede a la siguiente pantalla donde se debe subir el archivo y completar datos del mismo.
247
248 [[image:1754926716926-286.png]]
249
250 **~* Tipo**: mediante [[image:img_54ef30bd29cbe.png||alt="img_54ef30bd29cbe"]] se desplegarán las opciones de archivos que se pueden adjuntar, de las cuales se debe seleccionar la correspondiente.
251
252 **~* Nombre:** campo donde se debe subir el archivo.
253
254 **~* Descripción: **campo donde se realiza el detalle del archivo que se desea asociar al
255
256 **~* Carpeta destino**: del archivo que se adjunta al contrato.
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258 Una vez finalizado de completar los campos, oprimir en **Guardar**
259
260 ==== ====
261
262 ==== Para dar terminado el proceso de cotización, dirigirse al campo **Estado **y modificarlo: de “Pendiente de cotización” a “Cotizado” ====
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264 [[image:1756382959838-125.png||height="368" width="744"]]
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269 === 8. Preguntas Frecuentes (FAQs) ===
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272 * **¿Puedo modificar un PC ya creado?** Sí. En la pantalla principal, puedes editar o eliminar un PC según tu nivel de autorización.
273 * (((
274 **¿Qué significan los diferentes estados?** Los estados te ayudan a rastrear el progreso de la cotización:
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276 * **Iniciado**: La cotización está en proceso de creación.
277 * **Pendiente de cotización**: Ya se envió al proveedor y se está esperando su respuesta.
278 * **Cotizado**: El proveedor ya envió los precios y se han registrado en el sistema.
279 )))
280 * **¿Qué hago si no tengo un Talonario asignado?** El sistema te notificará y no podrás continuar. Deberás cargar un talonario en **Módulo Compras > Archivos > Talonario** para poder emitir el PC.
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