Facturas Proveedores

Introducción 

La factura, factura de compra o factura comercial es el documento que refleja toda la información de la operación de compra.

Lo mismo que sucede con los remitos lo podemos hacer con las facturas. Podemos ingresar desde Módulo Compras>> Facturas Proveedores o desde la Orden de Compra misma.

Primer caso:

Al ingresar a Facturas Proveedores se nos abrirá una pantalla que contiene una lista con todas las facturas ya generadas, detallándose: Fecha de confección/emisión de la factura, Punto Venta, Numero, Tipo, Letra, Proveedor, Sucursal, Referencia, Estado, Adjuntos (Si o No) Y Monto total. Cada factura tiene las opciones Editar   y Eliminar , según el nivel de autorización del usuario.

Carga de una nueva factura: cliquear en  Facturar por Concepto. Por consecuencia se desplegará la siguiente pantalla 

Descripción de los campos 

*Proveedor: en este campo debe identificarse el proveedor asociado a la factura en proceso de registro. El sistema recupera automáticamente los datos predefinidos vinculados al proveedor (tipo de comprobante, condiciones de pago, entre otros), conforme a la información parametrizada en su ficha de datos. Es requisito que el proveedor se encuentre previamente dado de alta en el sistema; Si el proveedor no se encuentra registrado se lo puede ingresar mediante el icono  sin salir del pedido de cotización o mediante 

* Tipo: mediante la opción desplegable  se debe seleccionar el tipo de factura que se esta registrando. 

* Punto de Venta: corresponde especificar el punto de venta de la empresa en el cual se registra la operación. Es importante aclarar que dicho punto de venta debe encontrase registrado en el sistema, sino dirigirse a Módulo Ventas>>Archivos>>Punto de Venta

* Número: en este campo debe consignarse el número de comprobante correspondiente a la factura emitida por el proveedor. La numeración debe ingresarse de manera exacta conforme figura en el documento original, respetando su formato y correlatividad.

* Fecha: se debe indicar la fecha de emisión de la factura del proveedor (Selección de Fechas)

* Registro: en este campo debe especificarse la fecha en la que la factura queda registrada en el sistema (Selección de Fechas)

* Moneda: mediante  se debe seleccionar la moneda base de la factura del proveedor. Dicha moneda debe encontrase cargada en el sistema, sino oprimiendo  se puede registrar. 

* Condición de Pago: mediante la opción de selección  debe definirse la condición de pago correspondiente a la factura del proveedor. En el caso de querer cargar una nueva condición de pago, dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>Condición de pago 

* Plazo de Pago y Vencimiento: en el primer campo debe consignarse la cantidad de días establecidos para la cancelación de la factura, contados a partir de la fecha de registro o de emisión, según corresponda. Este valor determina el  día Vencimiento del compromiso de pago al proveedor.

 * Estado: este campo indica la situación del comprobante. Al presionar el casillero Continuar, el campo adopta automáticamente el valor Iniciado. Posteriormente, al seleccionar el casillero Guardar s/Forma de Pago (F6), la factura pasará al estado Pendiente de Cobro 

Cuando queramos generar el pago al proveedor si la factura se encuentra “Iniciada” no nos aparecerá.

* Sucursal: indicar la sucursal del proveedor, de la cual se recibió la factura. Dicha sucursal debe encontrase registrada en el sistema, sino para agregarla dirigirse Módulo Compras>>Archivos>>Proveedores (Modo Selección)

* Domicilio: dirección legal de la sucursal, lo establecerá de forma automática el sistema una vez indica la sucursal en el campo anterior (de acuerdo a la ficha de datos del proveedor)

* Jurisdicción: mediante  seleccionar la localidad donde se encuentra inscripto el proveedor o donde se genera la obligación tributaria.

* Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la factura del proveedor. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes.

* Monto Comprometido: en este campo debe registrarse el importe total comprometido en la factura del proveedor.

* Modo Comprobante: mediante la opción desplegable  se debe seleccionar el medio de confección de la factura: CAE, CAEA o CAI

* CAI: en el caso de haber seleccionado este modo de comprobante, mediante  seleccionar la opción correspondiente. El CAI se encuentra definido en la ficha de datos del proveedor. para mas información ir a Módulo Compras>>Archivos>>Proveedores 

* Código de Autorización: se refiere a un número o código emitido por la autoridad fiscal que valida la factura.

* Orden de Compra: este campo permite vincular la factura recibida con la orden de compra correspondiente.

* Responsable: es la persona que registra la factura del proveedor en el sistema, por defecto es el usuario actual, el cual puede ser editable. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo oprimir   o dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Empleados (Modo Selección)

* Observaciones: Campo de texto, donde se pueden agregar comentarios acerca de la factura del proveedor

* Posee Observación: Al seleccionar este casillero, se configura que, al momento de efectuar el pago correspondiente a la factura, el sistema muestre al usuario las observaciones previamente definidas para dicho comprobante.

* En consignación; cliqueando este casillero, se establece que los bienes son enviados por el proveedor, pero la propiedad y el costo de los mismos siguen siendo del proveedor hasta que efectivamente lo consumamos o utilicemos. 

* Categoría Comprobante: este campo permite clasificar las facturas mediante categorías personalizadas. Para poder definir estas categorías hay que dirigirse a Configuración>>Configuración General>>Textos Predeterminados, y en el campo Key ingresar el código: categoria_factura_compra y luego oprimir en Guardar

Posteriormente cliquear en Nuevo, para proceder a cargar una categoría 

Una vez completados los campos, oprimir en Continuar (F2)

El sistema desplegará la solapa Ítems, a través de la cual podemos ingresar los datos de la factura y cargar los ítems correspondientes

Descripción de los campos 

Debemos completar la cuenta contable, siempre y cuando no la traiga por defecto asociada al Proveedor; el centro de costo, el monto (debe ser NETO de IVA), la moneda y la tasa que se aplica.

* Cuenta Contable: en este campo debe seleccionarse la cuenta contable a la cual se imputará la factura del proveedor. Esta cuenta define cómo se registrará la operación en la contabilidad de la empresa, determinando la clasificación del gasto o del activo en los libros contables. En el caso de querer cargar una nueva cuenta contable en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Empresa>>Cuenta Contables (Modo Selección)

* Centro de Costo: en este campo debe seleccionarse el centro de costo al que se imputará la factura del proveedor. Dicho centro de costo debe encontrase registrado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de Costo (Modo Selección)

* Monto: se debe ingresar el monto neto de IVA, correspondiente a la factura del proveedor

* Moneda (del ítem): en este campo se especifica la moneda en la que se registra la factura, de acuerdo con la selección previa realizada

* Tasa: en este campo debe seleccionarse mediante   la alícuota o porcentaje aplicable a la factura, correspondiente a impuestos, retenciones u otros cargos que se calculan sobre el monto de la operación. En el caso de querer agregar una nueva tasa dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>Alícuotas Impositivas 

Luego damos clic el icono  para guardar el ítem 

Los ítems de la factura que vayamos cargando, se irán ordenado en una lista en la pantalla principal, detallando: Cuenta Contable, Centro de Costo, Monto, Tasa, Total Tasa (monto) y Total Ítem. 

Cada ítem tiene la opción de Editar  y Eliminar  según el nivel de autorización del usuario

Observaremos que en función a la tasa que pusimos, abajo nos aparecerá el Monto de IVA. Y que el total, debe ser el mismo total que la factura. Si no lo es debemos observar si no debemos cargar un ítem con otra alícuota, una percepción, o algo excento.

 Para finalizar el proceso de carga de la factura, oprimir en Guardar (F2) o Guardar s/ Forma de Pago (F6), según corresponda

 Si damos clic en Guardar la factura quedará en estado “Iniciada”. Si damos clic en Guardar s/ forma de pago pasará su estado a “Pendiente de pago”. Cuando queramos generar el pago al proveedor si la factura se encuentra “Iniciada” no nos aparecerá.