Orden de Compra

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Orden de Compra: Creación y Proceso

Una Orden de Compra (OC) es el documento que se envía al proveedor para confirmar los artículos que la empresa desea adquirir.

1. Acceso a Órdenes de Compra

Para ingresar a las órdenes de compra:

Ir al Módulo Compras.
Seleccionar Orden de Compra.
Se abrirá un listado con todas las OC ya creadas, detallando de cada una: Fecha de emisión, Punto de Venta, Numero del comprobante, Referencia, Proveedor, Centro de Costo, Responsable, Estado, Abierta, Fecha de Necesidad, Adjuntos (Si o No) y Monto total

Cada orden puede Editar o Eliminar según el nivel de autorización del usuario.

2. Creación de una Nueva Orden

Para generar una nueva orden:

Hacer clic en Nuevo (F7).
Se abrirá la pantalla de Datos Generales, donde se deben completar los atributos principales

3. Datos Generales de la Orden de Compra

Identificación y control

Talonario: tipo de OC a emitir (definido por defecto, pero seleccionable).
Número: asignado automáticamente según el talonario.
Fecha: fecha de confección de la OC (Selección de Fechas)
Estado: casillero destinado a asignar el estado del requerimiento. Por defecto, el estado es INICIADO.
Referencia: Campo para identificar el contenido de la orden de compra. Empleado para la búsqueda de listados e informes en el sistema

Información de responsable y proveedor

Comprador: usuario que confecciona la OC (editable) (Modo Selección)
Proveedor: destinatario de la orden (se puede crear desde la pantalla, mediante si no existe) (Modo Selección)
Sucursal: sucursal del proveedor que envía la mercadería (Modo Selección)
Domicilio: dirección de la sucursal (se carga automáticamente).
Contacto: persona de contacto del proveedor (teléfono, mail, etc.).
Fecha de necesidad: fecha en la que se requiere el material (Selección de Fechas)

Condiciones comerciales

Moneda: divisa de la orden (editable o configurable en el sistema).
Destino: puede ser:
- Depósito → mercadería para stock.
- Centro de Costo → mercadería destinada directamente a una obra o área de la empresa
Forma de entrega: indica si retira la empresa o un flete.
Lugar de entrega: sitio donde se recibirá la mercadería.
Condición de pago: se carga por defecto del proveedor (editable).
Plazo de pago: cantidad de días para pagar.
% Anticipo: anticipo requerido al proveedor.

Configuración adicional

Descuento: porcentaje general aplicable a la OC.
Actualizar ítems: recalcula precios y descuentos.
N° de referencia de cotización: se carga si la OC deriva de una solicitud de cotización.
Casilla Abierta: indica si es una OC Abierta (sin definir cantidades o fechas exactas).
Casilla Consignación: define que los bienes permanecen en propiedad del proveedor hasta su consumo.
Motivo: se selecciona entre opciones (para obra, para stock, pedido de cliente).

Una vez completados los datos generales → hacer clic en Continuar.

4. Carga de Ítems

Opción 1: Cliquear en Nuevo (F9)

Permite cargar manualmente los artículos:

Descripción: nombre del ítem registrado (o creación de uno nuevo mediante )
Estado: campo de ayuda visual al usuario, el mismo indica si es “A comprar” o “En construcción” el ítem.
Proveedor habitual: restringe ítems a los de ese proveedor.
Detalle: especificación del artículo.
Cantidad y unidad: número de unidades y unidad de medida.
Precio unitario: costo de una unidad (con moneda).
Descuento (%): descuento aplicable.
Precio con descuento: cálculo automático.
Tasa: alícuota aplicable.
Centro de costo: área de imputación de costos.
Fecha de necesidad: cuándo se requiere el ítem (Selección de Fechas)
Fija precio: bloquea variaciones futuras.
Observaciones: notas adicionales.

Detalle de stock

El sistema muestra la siguiente información, del ítem seleccionado:

Pendiente recepción
Comprometido
Stock actual
Disponible
Depósitos asociados (detalle por sucursal/deposito)

Para finalizar el proceso de carga del ítem, oprimir en Guardar(F2)

De esta manera iremos cargando los distintos ítems. Para finalizar el proceso de carga general oprimir el casillero Finalizar Carga(F12)

Los ítems cargados se encontrarán ordenados en una lista en la pantalla principal. Cada ítem tiene las opciones Editar y Eliminar , de acuerdo al nivel de autorización del usuario.

Opción 2: Desde Requerimientos Internos

Haz clic en la opción "Desde requerimiento interno".
Se abrirá una pantalla donde puedes filtrar los ítems pendientes por número de RI, Proveedor, Fecha, etc.
De cada ítem pendiente se detallan distintas características: Numera de Requerimiento, Código, Fecha de Necesidad, etc.
Selecciona los ítems que deseas incluir y haz clic en Guardar y Aceptar

5. Solapa “Detalle”

Incluye cuatro apartados:

En los cuales se pueden definir textos se imprimirán en la exportación de la orden de compra.

Encabezado de la solicitud
Alcance
Suministros
Observaciones

El usuario puede:

Seleccionar textos predeterminados.
Escribir comentarios personalizados.

6. Generación desde un Pedido de Cotización

Otra forma de crear la OC es desde un pedido de cotización:

Seleccionar los ítems a comprar.
Hacer clic en Generar Comprobante.
El sistema precarga los datos del pedido en la OC:
- Número, fecha, referencia
- Comprador, proveedor, contacto
- Lugar y forma de entrega
- Condiciones de pago
- Fecha de necesidad y referencia de cotización

Se cargan automáticamente los ítems con: código, concepto, cantidad solicitada, entregada, facturada, precio unitario, descuento y total.

7. Funciones Adicionales de la Orden de Compra

Generar TXT / Archivo
Actualizar alícuotas
Importar ítems
Actualizar cantidades y precios

8. Relación con Remitos y Facturas

Una vez creada la OC, permite:

Registrar mercadería recibida → mediante “Remito Proveedor”.
Registrar facturas recibidas → mediante “Carga de factura”

9. Detalle Completo del proceso

Introducción

Es el documento que se le va a enviar al proveedor con los artículos que efectivamente se quieran adquirir.

Podemos crear la Orden de Compra (OC) ingresando al módulo Compras, haciendo clic en Orden de Compra y se nos abrirá un listado con todas las ordenes ya creadas, detallando de cada una: Fecha de emisión, Punto de Venta, Numero del comprobante, Referencia, Proveedor, Centro de Costo, Responsable, Estado, Abierta, Fecha de Necesidad, Adjuntos (Si o No) y Monto total

Cada Orden de Compra tiene las opciones Editar y Eliminar estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para generar una nueva orden, cliquearemos en Nuevo (F7), desplegándose la siguiente pantalla

Observamos que se despliega la ventana Datos Generales, con los siguientes atributos a completar:

* Talonario: de la orden de compra a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Al cliquear en el ícono img_54ef30bd29cbe se desplegarán las opciones de talonario disponibles. Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar el sistema da el siguiente aviso: No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la orden de compra. Para la carga del talonario ver la opción Módulo Compras>>Archivos>>Talonario.

* Numero: casillero donde se asignará el número del comprobante a emitir de acuerdo al talonario seleccionado, el sistema lo hará automáticamente.

* Fecha: de confección de la orden de compra (Selección de Fechas)

* Estado: este campo indica la situación del comprobante. Al presionar el casillero Continuar, el campo adopta automáticamente el valor Iniciado, por defecto.

* Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la orden de compra. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes.

* Comprador es quien confecciona la orden de compra, por defecto es el usuario actual, el cual puede ser editable. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Empleados (Modo Selección)

* Proveedor: a quien va dirigida la orden de compra. Si el proveedor no se encuentra registrado se lo puede ingresar mediante el icono sin salir del pedido de cotización (Modo Selección)

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal de la empresa del proveedor en la que se está trabajando. La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva (al proveedor seleccionado) dirigirse a Modulo Compras>>Archivos>>Proveedores (Modo Selección)

* Domicilio: dirección legal de la sucursal, lo establecerá de forma automática el sistema una vez indica la sucursal en el campo anterior.

* Contacto: se puede seleccionar uno de los contactos del proveedor (teléfono, mail, etc.), previamente cargados en la ficha del proveedor. Para más información dirigirse a Módulo Compras>>Archivos>>Proveedores (Modo Selección)

* Moneda: seleccionar la moneda base de la orden de compra. Oprimiendo el icono img_54ef30bd29cbe se desplegarán las opciones predefinidas. En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas.

* Destino: aquí se indicará el destino que tendrá el producto comprado dentro de la empresa. El sistema posibilita dos opciones para su registro (mediante la opción desplegable se procede a la selección):

a) Depósito, si el producto a comprar es para tenerlo en stock y luego distribuirlo a los Centros de Costos, mediante movimientos internos;
b) Centro de Costo, si la necesidad de comprar el producto requerido es de un centro en particular y el producto no va a ingresar a los almacenes de la empresa, sino que va a ser entregado por ejemplo a una obra o centro de costos en particular.

Seleccionado el destino, en el campo siguiente indicar depósito/centro de costo. Si no encuentra registrado el depósito/centro de costo a asignar se lo puede ingresar mediante el icono Agregar Contacto

* Forma de entrega: tiene relación con el atributo lugar de entrega, indicando si el producto será retirado por la propia empresa o por un flete

* Lugar de Entrega: se refiere al lugar donde se realizará la entrega del material/artículo. Se puede indicar por ejemplo algún depósito de la empresa, o, si se retira en las instalaciones del proveedor, colocar la dirección en la cual se efectuará el retiro del producto.

* Condición de pago: por defecto el sistema trae la condición de pago que tiene asociada el proveedor seleccionado, o se la puede seleccionar entre las condiciones de pago predefinidas mediante el img_54ef30bd29cbe . Para agregar una nueva condición de pago remitirse a Módulo Compras>>Archivos>>Condición de Pago

* Plazo de Pago: se especifica la cantidad de días manualmente, en los cuales se debería realizar el pago al proveedor.

* Descuento: en este campo se puede especificar un porcentaje de descuento aplicable a la orden de compra que se está generando. El sistema calculará automáticamente los descuentos correspondientes a cada ítem agregado a la cotización.

* Actualizar Ítems: al seleccionar este casillero, el sistema recalculará los precios de los artículos incluidos en la orden de compra. Esta funcionalidad resulta útil, por ejemplo, cuando se modifica el descuento asociado, ya que permite que los valores de los ítems se actualicen automáticamente en función de los nuevos parámetros.

* Fecha de Necesidad: fecha en la cual se requiere disponer con el material, artículo y/o servicio en la empresa (Selección de Fechas)

* Número de Referencia de Cotización: se puede indicar el número de cotización del proveedor. Cuando la orden de compra se asocia a una solicitud de cotización este atributo lo completa automáticamente el sistema con el número de cotización interno de la empresa.

* Casilla de selección Abierta: se selecciona para el caso de orden de compra abierta. Para más información, remitirse a Orden de Compra tipo Abierta (Veremos más adelante)

TIP: Una orden de compra abierta (también llamada Open Purchase Order) es un tipo de orden que una empresa emite a un proveedor sin especificar todas las cantidades o fechas exactas de entrega en el momento de su creación

* Casilla de selección Consignación: cliqueando esta opción, se establece que los bienes son enviados por el proveedor, pero la propiedad y el costo de los mismos siguen siendo del proveedor hasta que efectivamente lo consumamos o utilicemos.

* Motivo: mediante la opción desplegable img_54ef30bd29cbe se puede establecer el motivo de la orden de compra: Para obra, Para stock o Pedido de Cliente

* % Anticipo: en este campo el usuario podrá especificar el porcentaje de anticipo requerido para la emisión de la orden de compra. El valor ingresado será registrado por el sistema y considerado en el cálculo correspondiente al momento de generar la orden.

Completados todos los atributos del encabezado de la orden de compra, oprimir Continuar, habilitándose a la carga de los ítems de la orden de compra. Estos pueden cargarse mediante las opciones “Nuevo (F9)” o desde “Requerimiento Interno”.

También aparecen las siguientes opciones: Generar TXT, Generar Archivo, Actualizar Alícuotas, Importar Ítems, Actualizar Cantidades, Actualizar Precios y la Pestaña “Detalle”.

Si elegimos la primera opción (para la carga de ítems), mediante: Nuevo (F9), se desplegará una pantalla donde se deberán completar todos los atributos correspondientes a los bienes o servicios.

>> Datos ítem

* Descripción: del ítem de acuerdo a como se encuentra registrado en el sistema. Sino mediante el icono se puede cargar nuevos ítems

* Estado: campo de ayuda visual para el usuario, a través del cual el sistema le indica al usuario, por ejemplo, si dicho artículo se comprar a proveedor, en este caso campo indicará "A Comprar", o si dicho artículo se fabrica dentro de la empresa, en dicho caso el campo indicará en "Construcción".

El estado de un artículo se encuentra definido en la ficha de datos del mismo. Pero los distintos estados que puede tener un artículo son configurables para el usuario

* Proveedor Habitual: al seleccionar este casillero, el sistema se configura para permitir que únicamente se puedan agregar a la orden de compra los artículos que correspondan al proveedor previamente seleccionado. La información de los proveedores que suministran cada artículo se encuentra registrada en la ficha de datos del artículo.

* Detalle: especificación detallada del artículo.

* Cantidad: número de unidades del artículo.

* Unidad: unidad de medida en la que se cuantifica ese artículo. Mediante Agregar Contacto se puede cargar una nueva unidad en el sistema.

* Precio Unitario: establecer costo de una sola unidad del artículo. En el casillero siguiente se selecciona mediante img_54ef30bd29cbe la moneda en que se expresa el precio.

En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas.

* Descuento (%): establecer el descuento (en porcentaje) que afecta al precio total de todas las unidades.

* Descuento Total: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero cuantifica en dinero dicho descuento.

* Precio Unitario con Descuento: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero, indica el precio unitario del articulo equivalente.

* Tasa: establecer la tasa con la cual se verá afectado el artículo. Oprimiendo img_54ef30bd29cbe se desplegarán las opciones disponibles para seleccionar

* Centro de Costo: establecer la entidad de la empresa a la cual se le asigna los costos del artículo. El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregarlo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo (Modo Selección)

* Fecha de Necesidad: campo en el que se debe registrar la fecha en la que se requiere la disponibilidad del ítem a adquirir (Selección de Fechas)

* Fija Precio: mantendrá el precio del ítem en comprobantes futuros que se generen, sin importar la variación de precio de lista.

* Observaciones: aquí se pueden agregar comentarios acerca del ítem.

>> Detalle Stock

* Pendiente Recepción: el sistema indica el estado actual del artículo en términos de su recepción (cantidad).

* Comprometido: el sistema indica cantidad de unidades de un artículo que han sido reservadas o asignadas para un pedido o cliente, pero que aún no han sido entregadas o consumidas.

* Actual: el sistema le indica la cantidad total de unidades de ese artículo que están actualmente en stock.

* Disponible: el sistema indica la cantidad de unidades del articulo efectivas para seguir vendiendo, haciendo un balance entre las existentes actuales en el stock, las pendientes a recibir y las comprometidas

* Detalle Stock: cliqueando este casillero, se accede a una pantalla, en la cual se aparecen los distintos depósitos del ítem, detallándose: Empresa, Sucursal, Deposito, Actual (stock), Pendiente de Recepción, Comprometido y Disponible

Para finalizar el proceso de carga del ítem, oprimir en Guardar(F2)

De esta manera iremos cargando los distintos ítems. Para finalizar el proceso de carga general oprimir el casillero Finalizar Carga(F12)

Los ítems cargados se encontrarán ordenados en una lista en la pantalla principal. Cada ítem tiene las opciones Editar y Eliminar , de acuerdo al nivel de autorización del usuario.

Mediante se accede a una pantalla, donde se encuentra información básica del articulo y se muestran los distintos proveedores del mismo

Si elegimos la carga mediante la segunda opción "Desde Requerimientos Internos", solamente debemos tildar los ítems que queremos efectivamente comprar.

La pantalla presenta las siguientes opciones de filtrados, para reducir la cantidad de ítems de requerimientos pendientes que se obtendrán como resultado de la búsqueda: Numero de OC, Proveedor, Marca, Texto Filtro, Estado, Responsable, Referencia, Centro de Costo y Destino (Depósito o Centro de Costo). Realizada la selección oprimir Filtrar

De los ítems de requerimientos a solicitar, se detallan: Número de Requerimiento, Referencia, Código, Descripción, Fecha de Necesidad, Centro de Costo, Destino, Cantidad (campo editable) y Unidad.

Una vez seleccionados los ítems a incluir en la solicitud de cotización cliquear en Guardar y Aceptar.

>> Solapa Detalle

En esta solapa se encuentras cuatro opciones: Encabezado de la solicitud, Alcance, Suministros y Observaciones, que se quieren aclarar en el pedido. Para estas opciones el usuario puede elegir un texto predeterminado o bien completando en los campos respectivos manualmente. Estos textos se imprimirán en la exportación de la orden de compra.

Para configurar o crear los textos predeterminados en el sistema dirigirse a Configuración>>Configuración General>>Textos Predeterminados

Cargada esta solapa oprimir en Guardar.

También podemos generar la OC desde un pedido de cotización, para eso ingresamos a pedidos de cotización y seleccionamos los ítems que queremos comprar y damos clic a Generar Comprobante.

El sistema genera la Orden de Compra, completando automáticamente los atributos correspondientes al encabezado de la orden de compra tomando los datos del pedido de cotización, detallando: Número de la Orden de Compra, Fecha de emisión de la orden, Referencia, Comprador, Proveedor, Contacto, Lugar de Entrega, Forma de Entrega, Condición de Pago, Fecha de Necesidad y Número de Referencia de Cotización. Todos los datos son editables. Restaría completar Destino (el lugar donde se van a recibir los bienes).

También se generan automáticamente los ítems de la orden de compra correspondientes al pedido de cotización seleccionado, detallándose: Fecha de necesidad, Código, Concepto, Cantidad Solicitada, Cantidad Entregada, Cantidad Facturada, Precio Unitario, Precio Unitario con Descuento y Total. Cada ítem de la orden de trabajo tiene las opciones de Editar y Eliminar según el nivel de autorización del usuario.