Proveedores

Introducción 

Esta opción permite agregar nuevos proveedores al sistema y consultar o modificar datos de proveedores ya existentes.

Al ingresar se listan los Proveedores existentes, detallándose: Código del Proveedor, Nombre/Razón Social, Nombre de Fantasía y CUIT. Cada proveedor tiene las opciones Editar  y Eliminar  según el nivel de autorización del usuario

Dar de alta un Proveedor:

Hacer clic en Nuevo (F7), colocar el número de CUIT y oprimir Buscar. El sistema controlará que la empresa no se encuentre cargada como proveedor o cliente. En el caso que la empresa se encuentre cargada como proveedor, se despliega todos los datos de la misma. En el caso de que la empresa se encuentre cargada como cliente al oprimir grabar se genera como proveedor

Si no existe esa CUIT en la base de datos se despliega una ventana donde se cargan los datos del Proveedor. Se deben completar las solapas: Datos Generales, Datos Bancarios, Datos Financieros/Contable, Datos Impositivos, Datos de Dirección y Observaciones.

>> Datos Generales

* Empresa/Razón Social o nombre de la persona física: es el nombre legal con el que está registrada formalmente ante las autoridades el proveedor

* Nombre de fantasía: indicar el nombre con él que la empresa se presenta al público, es decir, el que utiliza en su marca, en su local, en su sitio web, en redes sociales, en publicidad, etc.

* Código del Proveedor: es el código interno asignado por la empresa al proveedor. El sistema va generando un código correlativo a medida que se da de alta un proveedor.

* Actividad Económica: indicar la actividad económica principal del proveedor, dentro de las opciones predefinidas en el sistema. Oprimiendo  se desplegarán las opciones disponibles para elegir

* Nacionalidad: mediante la opción desplegable  se listan las nacionalidades predefinidas para su selección

* Código del cliente: código asignado por el proveedor a vuestra empresa

* Grado de clasificación: mediante este campo se le puede asignar una clasificación determinada al proveedor. 

* Transporte: este campo permite asociarle al proveedor, un medio de transporte en particular (Modo Selección)

* Empresa vinculada: cuando se tilda este casillero, se abre el campo Tipo Operación Vinculación el cual debe ser completado.

   Esta opción fue desarrollada a los efectos de la generación de la DDJJ de ARCA de Sujetos Vinculados RG 3572.

* Activo: cuando se tilda este casillero, se indica que el proveedor, se encuentra operando/funcionamiento en la actualidad.

* En Gestión Judicial: cuando se tilda este casillero, se indica que la empresa/proveedor está involucrada en un proceso legal o judicial

* Formato de Código Barras: 

* Descuento Alternativo: Al seleccionar este casillero, se habilita el acceso a una pantalla de configuración donde es posible definir descuentos alternativos, distintos del descuento habitual asignado al proveedor. Estos descuentos pueden aplicarse de manera específica a uno o más de los siguientes niveles: Artículos individuales, Rubros, combinación de Rubros y Categorías, Marcas, o Familias de Productos vinculadas al proveedor seleccionado

*Critico: Definición que se realiza de acuerdo al sistema de gestión integral (calidad, seguridad y medioambiente)

>> Datos Bancarios

 Estos datos son importantes básicamente si la operatoria de pago de la empresa es por transferencia bancaria.

* Número de Cuenta Bancaria: este campo debe ser completado con el número completo de la cuenta bancaria correspondiente al proveedor que se está registrando. El valor ingresado será utilizado para fines de pagos y transferencias bancarias, por lo tanto, debe ser exacto y corresponder a una cuenta activa.

* CBU: este campo debe completarse con la Clave Bancaria Uniforme (CBU) correspondiente a la cuenta bancaria del proveedor.

* Número Sucursal: corresponde el número de sucursal del banco

* Banco: en este campo se debe indicar a cuál banco, pertenece la cuenta bancaria. Mediante la opción desplegable  se listan los bancos predefinidos.

  Los bancos se ingresan en el sistema, mediante el Módulo Fondo>>Archivos>>Bancos (Modo Selección)

* Tipo de Cuenta: mediante  se debe indicar la clase de cuenta del proveedor: Cuenta Corriente en Pesos, Caja de Ahorros, Fondo de Desempleo, Sin Cuenta Bancaria, Caja de Ahorro en dólares o Cuenta Corriente en dólares.

* Beneficiario de cheques: a nombre de quien se emitirán los cheques, en el caso de no completarse cuando se emite el cheque toma la razón social del proveedor 

>> Datos Financieros-Contables

* Límite de crédito: se registra el monto de crédito asignado por el proveedor a nuestra empresa.

* Descuento habitual: se registra el porcentaje de descuento dado por nuestro proveedor.

 Este descuento el sistema lo emplea en las órdenes de compra al proveedor, si se define por parámetro que el sistema tome automáticamente dicho valor. Oprimiendo  se desplegarán las opciones disponibles a elegir. 

* Moneda de referencia: se indica la moneda base, de las operaciones que se realicen con el proveedor. 

* Forma de Pago: se puede registrar la forma de pago que queremos asociar al proveedor habitualmente (Modo Selección)

* Condición de Pago: se selecciona la correspondiente. Esta condición se toma por defecto en la generación de comprobantes que intervenga el proveedor. Se puede agregar una condición de pago mediante el icono  , para más detalle en la carga de la condición de pago remitirse a Módulo Compras>>Archivo>>Condición de Pago (Modo Selección)

* Cuenta Contable y Centro de Costo Asociado: Para cada proveedor es posible predefinir una cuenta contable y un centro de costo asociados.

Esta parametrización permite automatizar y agilizar el proceso de registro de facturas, ya que, al seleccionar el proveedor, el sistema asigna de forma automática la cuenta contable y el centro de costo correspondientes. No obstante, estos valores pueden ser modificados manualmente durante la carga de la factura, brindando flexibilidad en caso de que se requiera una imputación distinta.(Modo Selección)

Observación: para cargar la cuenta contable y el centro de costo, primero se deben completar todos los atributos del proveedor y guardar.

Posteriormente si se podrá seleccionar ambos atributos, y luego para concluir la operación hacer clic nuevamente en Guardar.

>> Datos impositivos

* Categoría del Contribuyente: se debe seleccionar la categoría correspondiente al proveedor: consumidor final, monotributo, responsable inscripto, exportación, exento, etc.

* Identificación y Numero: mediante  seleccionar el tipo de documento de identificación, y en el campo siguiente se define su correspondiente enumeración asociada

* Número de Ingresos Brutos del proveedor: este campo debe completarse con el número de inscripción del proveedor en el impuesto a los Ingresos Brutos, otorgado por la autoridad fiscal provincial o local correspondiente.

* Convenio: al seleccionar este casillero, se indica que el proveedor está alcanzado por el Régimen de Convenio Multilateral, lo que significa que desarrolla actividades en más de una jurisdicción provincial dentro del territorio argentino.

* Constancia Inscripción ARCA: Acceso directo al sitio web oficial de ARCA (Agencia de Recaudación y Control Aduanero), que permite verificar en línea la constancia de inscripción del proveedor en dicho organismo.

>> Datos de Dirección

Correspondiente a la ubicación del proveedor: Calle, Número, Entre calle y calle, Piso, Departamento, Ciudad, Zona/Barrio, CP, Provincia, Latitud, Longitud, Observaciones.

>> Información Adicional

En esta sección se presenta un cuadro de texto para incluir información extra acerca proveedor 

>> Formatos Exportador

Esta sección permite asociar al proveedor un formato específico de exportación para los ítems contenidos en las órdenes de compra generadas en el sistema (Modo Selección)

En el caso de querer generar un nuevo formato de exportación, dirigirse a Configuración>>Configuración General>>Formatos de Exportación

Este campo es útil cuando un proveedor requiere que las órdenes de compra le sean enviadas o procesadas en un formato personalizado, distinto del estándar del sistema (por ejemplo, estructura de columnas, delimitadores, tipo de archivo, codificación, etc.)

Para generar este archivo de exportación, dirigirse a la orden de compra correspondiente y oprimir el casillero Generar Archivo

Una vez completados los campos, para finalizar el proceso de carga del proveedor oprimir en Guardar (F2)

Como consecuencia el sistema desplegará cuatro solapas nuevas: Régimen Impositivo por Persona, CAI, Requisitos y Documentos Anexos

>> Régimen Impositivo por Persona

Si la empresa es agente de recaudación de impuestos, se le asigna al proveedor el código de régimen impositivo correspondiente. Esto permite al sistema calcular en forma automática, según la operación realizada, la retención correspondiente.

Cada Impuesto de retención que carguemos tendrá las opciones Editar  y Eliminar  según el nivel de autorización del usuario

Para asignar un código de régimen impositivo hacer clic en el icono , por lo cual se desplegará una ventana, debiéndose completar los siguientes atributos:

* Impuesto: mediante  se indica el tipo de impuesto: impuesto a las ganancias, IIBB, IVA, régimen de seguridad social, otros impuestos.

 En el caso de querer agregar otro impuesto o modificar alguno existente, dirigirse a Módulo Impuestos>>Archivos>>Impuestos

* Tipo de régimen impositivo: se hace referencia al tipo de régimen correspondiente al impuesto seleccionado.

 Mediante la opción desplegable  se listan los regímenes impositivos asociados al impuesto seleccionado, configurados en el Módulo Impuestos>>Archivos>>Tipo Régimen Impositivo.

* Inscripto: al marcar este casillero, el sistema verifica automáticamente si la empresa sujeta a retención se encuentra registrada en el padrón correspondiente al régimen impositivo seleccionado (por ejemplo, IVA, Ganancias, Ingresos Brutos, entre otros).

Esta validación se realiza contra los registros oficiales establecidos por la autoridad fiscal competente.

Si la empresa figura en el padrón correspondiente, el casillero aparecerá tildado.

* Activo: cliqueando este casillero, se establece que ese régimen impositivo se encuentra activo en la actualidad, por lo que puede ser seleccionado desde los distintos procesos y comprobantes del sistema

* Exclusión (porcentaje): este atributo permite indicar si el proveedor presenta alguna exención en el impuesto emitida por los organismos de recaudación.

* Fecha inicio/fin y Fecha Boletín Oficial: hace referencia al periodo de la exclusión del impuesto (Selección de Fechas)

Una vez completados los campos, oprimir Guardar

* Actualizar Retención IIBB: al seleccionar este casillero, el sistema procederá a verificar el padrón de contribuyentes de ARBA correspondiente al impuesto sobre los Ingresos Brutos (IIBB).

Este padrón debe haber sido previamente importado a través de la ruta: Módulo Impuestos>>Archivos >>Importar Padrón de Contribuyentes ARBA.

Durante la verificación, el sistema buscará variaciones en la condición del proveedor. En caso de que dicho proveedor no tenga configurada previamente una retención de IIBB en su ficha, el sistema generará automáticamente una nueva línea en la lista de retenciones correspondientes, incorporando el impuesto según los datos obtenidos del padrón.

Si ya existe una retención configurada, el sistema la actualizará en función de las variaciones detectadas en el padrón (por ejemplo, cambios en el código de régimen o en la alícuota aplicada).

Las modificaciones realizadas se reflejarán en la sección "Cód. Régimen Impositivo / Período" de la ficha de datos de la retención correspondiente.

>> CAI

Se hace referencia a la Clave de Autorización Impositiva del proveedor. Esto permite tener un control del talonario del proveedor, y así validar sus facturas.

Para agregar el CAI hacer clic en el icono , por lo cual se desplegará una ventana en la cual se debe completar los siguientes atributos:

Número de CAI, Tipo de comprobante de impresión (preimpreso, controlador fiscal, factura electrónica, Autoimpresor), Punto de Venta, Primer y Último Número habilitado el talonario y Fecha de vencimiento del CAI. 

Completados todos los atributos, cliquear en Guardar y Cerrar (F12)

>> Solapa Requisitos

Mediante esta solapa se cargan los distintos requisitos asociados al proveedor en su relación con la empresa, en base a una plantilla de requisitos predefinida en la sección Plantilla de Requisitos (Modulo Ventas). 

Para cargar una plantilla de requisitos, oprimir el icono , por lo cual se desplegará una pantalla, donde se debe seleccionar la plantilla correspondiente

Mediante el ícono  podemos confeccionar una nueva plantilla de requisitos

Una vez seccionada, oprimir en Guardar

Los requisitos asociados a dicha plantilla aparecerán listados en la pantalla principal de la ficha de datos del proveedor. 

Otra forma para generar los requisitos asociados a una plantilla es mediante la opción desplegable  seleccionar la plantilla, y luego oprimir Generar requisitos. Se desplegará el listado de requisitos a cumplir en la pantalla 

Para dar por cumplido los requisitos:

a) Para aquellos requisitos que no son renovables tildar la casilla de selección y luego oprimir Cumplir.

b) Para los requisitos renovables, se debe editar el requisito cambiando el estado del mismo ha Cumplido, ingresando la fecha del movimiento (cuando se dio por cumplido). Al oprimir Guardar, automáticamente el sistema calcula la fecha de aviso, de vencimiento, y también permitirá asociar archivos al requisito.

El cambio de estado del requisito se podrá visualizar en la columna Estado del listado, en la pantalla principal

Además, el sistema permite la posibilidad de imprimir un remito de recepción de documentación o de la documentación faltante para ser entregada al proveedor, mediante el botón Remito de Requisitos. 

>> Documentos Anexos

Mediante esta sección podemos cargar anexar archivos asociados al proveedor

Para cargar un archivo, se debe cliquear la casilla Adjuntar Archivos, mediante la cual se accede a la siguiente pantalla donde se debe subir el archivo y completar datos del mismo. 

* Tipo: mediante  se desplegarán los tipos de archivos que se pueden adjuntar: Archivo o URL

* Nombre: campo donde se debe subir el archivo correspondiente

* Descripción: campo donde se realiza el detalle/especificación del archivo que se desea asociar al proveedor

* Carpeta destino: del archivo que se adjunta 

Una vez finalizado de completar los campos, oprimir en Guardar