Requerimientos Internos

Introducción 

Mediante esta opción, el sistema permite registrar y gestionar los requerimientos internos generados dentro de la empresa.

Esta opción se encuentra en los Módulos de Compras, Almacenes, Recursos Humanos y Obras 

¿Qué es un Requerimiento Interno?

El Requerimiento interno (RI) es el documento que se utiliza para solicitar materiales o servicios desde cualquier área de la empresa u obra en funcionamiento. La generación del mismo tiene como destino el área de Compras, los cuales utilizarán la información ingresada en este documento para generar Solicitudes de cotización y Órdenes de compra.

Al ingresar en la pantalla principal se listan los Requerimientos internos ya registrados en el sistema, detallándose: Fecha de registro, Numero del comprobante, Referencia, Responsable, Centro de Costo, Estado y si tiene archivos Adjuntos (SI o NO) 

Cada requerimiento tiene la opción de Editar  y Eliminar  , según el nivel de autorización del usuario.

Para registrar un nuevo Requerimiento Interno: se debe hacer clic en el botón  Nuevo (F7), desplegándose la pantalla con los datos a completar 

Descripción de los campos 

* Talonario: mediante  seleccionar el talonario con que se confeccionará el requerimiento interno a emitir. Pueden existir múltiples talonarios, y al operador se le asigna un talonario predeterminado por defecto.

Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar el sistema da el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar el requerimiento". Para la carga del talonario ver la opción Talonario

* Numero: el sistema definirá de forma automática el número de comprante de acuerdo al talonario seleccionado, luego de oprimir Continuar

* Fecha: ingresar la fecha de confección del requerimiento interno (Selección de Fechas)

* Estado: casillero destinado a asignar el estado del requerimiento. Por defecto, el sistema establece el valor INICIADO. Este campo podrá ser modificado posteriormente, una vez que se haya presionado el botón Continuar.

* Responsable: es la persona que realiza el requerimiento interno, por defecto es el usuario actual, el cual puede ser editable. (Modo Selección)

Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) 

* Referencia: ingresar breve detalle mediante la cual se identifica el contenido del requerimiento. Este atributo se emplea para las búsquedas en los listados e informes del sistema

* Centro de Costo: este campo permite asociar el requerimiento interno a un centro de costo específico dentro de la estructura de la empresa. Representa el sector que solicita el material y se utilizará como centro de costo predeterminado para los ítems que se ingresen en el comprobante. (Modo Selección)

Si el centro de costo no se encuentra ingresado, se lo puede dar de alta mediante el icono , sin necesidad de salir de la opción Requerimiento Interno y del Módulo Compras. (Modo Selección)

* Fecha de Necesidad: ingresar la fecha en la cual se requiere disponer con el material, artículo y/o servicio en la empresa, la misma se utilizará como fecha por defecto en los ítems a ingresar al comprobante (Selección de Fechas)

* Observaciones: campo de formato texto, el cual saldrá impreso en el comprobante. Se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con el requerimiento interno, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

* Destino: mediante la opción desplegable  se debe indicar el destino del requerimiento interno: Depósito o Centro de Costo

En caso de haber seleccionado la opción Depósito, el campo siguiente debe utilizarse para establecer el depósito de la empresa que será el destino del requerimiento.

En caso de haber seleccionado la opción Centro de Costo, el sistema completará automáticamente el campo siguiente según lo definido previamente en el campo Centro de Costo.

* Lugar de entrega: campo que permite especificar la ubicación física donde se deberá realizar la entrega del requerimiento interno.

* Activo: campo que permite especificar el activo puntual al cual está asociado el requerimiento, identificando el bien o recurso para el cual se solicita la gestión.

El activo a seleccionar debe encontrarse registrado en sistema, sino para agregarlo dirigirse a Módulo Ventas>>Productos>>Artículo (Modo Selección)

* Motivo: mediante  este campo permite detallar el motivo del requerimiento interno: Para Obra, Para Stock o Pedido cliente 

Una vez completados los campos, oprimir el botón Continuar

 De esta manera, el sistema habilitará las siguientes solapas: Ítems del Requerimiento y Archivos del Requerimiento 

Ítems del Requerimiento

En este apartado se deberán registrar cada uno de los ítems (bienes o servicios) solicitados. Para ello, se deberá accionar el botón Nuevo (F9).

Al hacerlo, se abrirá la pantalla de carga, donde en el campo Descripción se deberá indicar el bien o servicio solicitado (por ejemplo: disco de corte, bolsa de cemento). Además, se deberá especificar la Cantidad de unidades requeridas. En el campo Unidad, se deberá indicar la unidad de medida correspondiente a la cantidad del ítem solicitado.

El artículo o servicio a seleccionar debe estar previamente registrado en el sistema. En caso contrario, podrá ser cargado mediante la opción  de registro.

 Además, se presentan los siguientes campos: 

* Detalle: campo de texto que permite especificar información adicional o particularidades del artículo o servicio solicitado.

* Fecha de Necesidad: campo en el que se deberá registrar la fecha en la que se requiere el ítem solicitado. (Selección de Fechas)

* Centro de Costo: campo que permite asignar el costo de adquisición del artículo a un centro de costo específico asociado al ítem requerido.(Modo Selección)

* Observaciones: campo destinado a registrar comentarios adicionales o información complementaria relacionada con el ítem.

Una vez completados los campos, se deberá accionar el botón Guardar (F2).

De esta manera, se irán registrando todos los ítems del requerimiento interno. Para concluir el proceso de carga, se deberá oprimir el botón Finalizar Carga (F12).

Los ítems que se vayan cargando se visualizarán en una lista ubicada en la pantalla principal. Cada ítem del requerimiento contará con el ícono  que permitirá modificar sus datos y el ícono  mediante el cual se accede a la ficha de datos del mismo.

Mediante  podemos eliminar ítems de listado 

De cada ítem se detallará: Número de Ítem, Código del artículo, Concepto, Centro de Costo, Lote, Cantidad Solicitada, Stock Actual, Cantidad Cumplida, Cantidad Comprometida y Fecha necesidad 

Archivos del Requerimiento

En este apartado, el sistema permite cargar archivos externos que estén asociados al requerimiento interno. Los archivos pueden incluir documentos de respaldo, especificaciones técnicas, imágenes u otros comprobantes relevantes para el requerimiento.

Para cargar un nuevo archivo, se debe hacer oprimir el botón "Adjuntar archivos", como consecuencia se desplegará la siguiente pantalla con los datos a completar

* Tipo: mediante  se desplegarán las opciones de archivos que se pueden adjuntar, de las cuales se debe seleccionar la correspondiente. 

* Nombre: campo donde se debe subir el archivo correspondiente 

* Descripción: campo en el que se deberá ingresar un breve detalle del contenido del archivo adjuntado.

* Carpeta destino: del archivo que se adjunta al contrato. 

Una vez finalizado de completar los campos, oprimir en Guardar

Para finalizar el proceso de carga del requerimiento interno, se deberá accionar el botón Guardar (F2) ubicado en la parte inferior de la pantalla principal.