Pago Proveedores Egresos Varios

Introducción 

Mediante esta opción se emiten y registran las órdenes de pago de gastos varios (que no tienen una factura de proveedor o documento equivalente) y de reposición de fondos fijo (caja chica) donde intervienen facturas de distintos proveedores y gastos varios

Esta opción se encuentra localizada en el Módulo Fondos, en el listado de Movimientos 

Al ingresar a Pago Proveedores Egresos Varios se nos abrirá una pantalla que contiene una lista con todas las órdenes de pago de proveedores ya generadas, detallándose: Fecha de confección/emisión, Numero del comprobante, Proveedor, Estado, Adjuntos (SI o NO) y Monto total. 

Cada orden tiene las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para registrar un nuevo de pago: haremos clic en Nuevo (F7), por lo cual se nos abrirá una pantalla donde tendremos que completar:

una Referencia, la Fecha de registro en el sistema y el Responsable que por defecto será el usuario actual. Lo demás campos lo completa automáticamente el sistema.

Una vez completados los campos, oprimiremos en Continuar

De esta manera se habilitarán las pestañas: Facturas e Ítems.

Desde Facturas podremos elegir realizar una Nueva Factura o Seleccionar una Factura al Proveedor ya confeccionada en el sistema 

Al seleccionar el casillero "Constatar Factura", se accede a una pantalla que permite verificar los datos de la factura del proveedor en el sistema, contrastándolos con la información declarada por el mismo ante ARCA.

Seleccionar Factura Existente 

Oprimiéremos el casillero Seleccionar Facturas de Proveedor, por lo cual nos aparecerá un campo donde deberemos completar el nombre del proveedor, y luego cliquemos el casillero de Buscar. Así el sistema nos traerá todas las facturas pendientes de pago, de dicho proveedor

Mediante los campos filtro: Categoría Comprobante, Fecha Inicio y Fecha Fin, podremos reducir la cantidad de comprobantes que nos devolverá el sistema 

Una vez desplegada la lista de comprobantes disponibles, se deberá proceder a la selección de aquellos gastos que se desean registrar para pago (1). A continuación, se debe hacer clic en el botón “Seleccionar” (2), con lo cual se marcarán los comprobantes elegidos. Finalmente, se debe presionar el botón “Guardar Comprobante” (3), acción que registrará formalmente los gastos seleccionados en el sistema.

Una vez guardados los comprobantes, el sistema nos redirige automáticamente a la segunda solapa denominada “Registrar Pagos”, donde se deben completar los datos correspondientes a la forma en que se efectuó el pago. Esta información se ingresa en la pestaña “Pagos a realizar”.

Se visualiza el Monto Total a Pagar correspondiente a la factura y el Monto Pendiente, calculado en función de los pagos registrados. Este último refleja el saldo aún no cancelado cuando se han realizado pagos parciales o cuando la obligación permanece impaga.

* Nuevo Pago (F9): al oprimir este botón, el sistema habilita la carga de un nuevo pago sobre el monto a pagar.

* Forma de pago: en este campo se debe seleccionar el método de pago utilizado para la operación. Dicha de forma de pago a seleccionar debe estar registrada en el sistema, sino para cargarla dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Forma de Pago 

* Monto ($): corresponde al importe total abonado mediante la forma de pago seleccionada, el cual debe ser ingresado de manera exacta según el valor de la transacción.

Dependiendo de la Forma de pago seleccionada (por ejemplo, transferencia bancaria, cheque, efectivo, entre otros), el sistema desplegará dinámicamente los campos específicos requeridos para su correcto registro

Una vez completados todos los datos correspondientes a la forma de pago en la solapa “Pagos a realizar”, se debe proceder a guardar la información ingresada haciendo clic en el botón “Guardar (F2)”. Posteriormente, se debe oprimir el casillero “Guardar Comprobante”, con lo cual se confirmarán y registrarán los movimientos asociados al pago.

Al completar este proceso, el sistema actualizará automáticamente el estado del comprobante de egreso a “Emitido”, indicando que la transacción ha sido formalmente registrada y que los fondos correspondientes han sido comprometidos o desembolsados según los términos definidos

Nueva factura

Si en cambio queremos registrar el pago de egresos varios de un nuevo comprobante (en vez de elegir uno ya existente en el sistema), en la solapa Facturas cliquearemos el casillero Nueva Factura, por lo cual el sistema nos llevará a generar una factura nueva directamente

Donde en la nueva pantalla, completaremos: el Proveedor, Sucursal, Tipo de comprobante, una Referencia, el Responsable de la carga de factura (estos son los campos obligatorios que se deben completar, se presentan otros campos para poder detallar más el comprobante), y cuando demos clic en “Continuar” podremos cargar los ítems de la nueva factura.

Para cada ítem de la factura, se debe completar los campos: Cuenta contable asociada, Centro de Costo al cual se asignará el ítem, Monto y la Tasa impositiva. Luego cliquear 

Una vez ingresados todos los ítems, se deberá seleccionar la opción "Guardar según forma de pago (F6)", lo cual registrará la factura en el sistema con el estado "Pendiente de pago".

Automáticamente volveremos a la pantalla del pago a proveedor egresos varios, donde aparecerá la factura que realizamos. Cada factura de lista presenta las opciones Editar  y Eliminar , según el nivel de autorización del usuario.

Debemos seleccionar aquellas que deseamos pagar (mediante su casillero selector), y luego dar clic en “Guardar Comprobante”

El sistema nos redirige automáticamente a la segunda solapa denominada “Registrar Pagos”, donde se deben completar los datos correspondientes a la forma en que se efectuó el pago. Esta información se ingresa en la pestaña “Pagos a realizar”.

Una vez completados los datos correspondientes, damos clic en “Guardar Comprobante”

Al completar este proceso, el sistema actualizará automáticamente el estado del comprobante de egreso a “Emitido”, indicando que la transacción ha sido formalmente registrada y que los fondos correspondientes han sido comprometidos o desembolsados según los términos definidos

Forma Directa

Otra forma de cargar gastos/egresos varios es directamente cargar/generar ítems que no están asociados a ningún comprobante en el sistema, para esto debemos dirigirnos a la solapa Ítems, y cliquear . 

Ahí completaremos: una Descripción del gasto, la Cuenta Contable, si queremos asociar el egreso a un Activo Fijo, el Centro de Costo y el Monto, asignando la moneda en la que se realizó (Pesos, euros, etc.).

 Una vez completados los datos, se debe oprimir en Guardar

Los ítems cargados, se presentarán de la siguiente forma en pantalla: 

Se deberán seleccionar los ítems correspondientes (mediante su casillero selector) y hacer clic en la opción "Guardar Comprobante". A continuación, se debe acceder a la solapa "Registrar Pagos", donde se procederá a registrar el pago, seleccionando una o varias Formas de pago según corresponda

Posteriormente, se deberá hacer clic en "Guardar (F2)" y luego nuevamente en "Guardar Comprobante". 

Al completar este proceso, el sistema actualizará automáticamente el estado del comprobante de egreso a “Emitido”, indicando que la transacción ha sido formalmente registrada y que los fondos correspondientes han sido comprometidos o desembolsados según los términos definidos