Asistencia Técnica

Introducción

Mediante esta opción se registran, gestionan y administran las asistencias técnicas brindadas a los clientes, permitiendo un seguimiento integral de cada intervención, desde su alta hasta su resolución.

Esta opción se encuentra en el Módulo de Ventas, dentro del listado CRM

Al ingresar se listan las asistencias técnicas registradas en el sistema, detallándose: Número de la asistencia, Fecha de creación, Fecha de cambio, Denominación, Cliente, Sucursal, Domicilio, Zona/Barrio, Responsable, Categoría y Estado en que se encuentran.

Cada asistencia tiene las opciones Editar  y Eliminar  según el nivel de autorización del usuario.

Para registrar una nueva asistencia técnica:

Para registrar una nueva asistencia técnica, se debe hacer clic en el botón  Nuevo (F7). A continuación, se visualizará una pantalla en la que se deberá seleccionar la plantilla correspondiente a la oportunidad que se desea crear.

Las plantillas de proceso se generan mediante el Módulo Procesos >>BMP- Configuración de Procesos >> Plantillas Proceso.

En el caso ilustrado en la imagen, se observa que se ha definido la plantilla "Asistencia Técnica"

Una vez seleccionada la plantilla correspondiente, el sistema mostrará una pantalla con los datos asociados a la misma y los campos que deben ser completados para el registro de la oportunidad.

Las plantillas de procesos comparten, en su mayoría, campos comunes a completar, independientemente del tipo de asistencia técnica a registrar

>> Datos del proceso

* Número: Ingresar el código numérico con el cual la asistencia tecnica quedará registrada e identificada en el sistema.

* Fecha de Creación: Ingresar la fecha con la cual la asistencia técnica será registrada en el sistema. (Selección de Fechas)

* Hora: Indicar la hora en que se registra la oportunidad en el sistema.

* Estado Actual: Al hacer clic en el botón  se desplegarán las opciones definidas en la plantilla de procesos seleccionada, permitiendo indicar la etapa del proceso en la que se encuentra la oportunidad. Este campo se habilita únicamente después de presionar el botón Continuar.

* Denominación: Ingresar un nombre o título descriptivo que identifique la asistencia técnica en el sistema. Este atributo se utilizará para la búsqueda y localización de la asistencia técnica en informes y reportes generados por el sistema.

* Categoría: Seleccionar la categoría que describe el tipo de asistencia técnica que se está registrando, de acuerdo con las opciones definidas en la plantilla de procesos seleccionada. (Modo Selección)

* Responsable: Ingresar el nombre de la persona encargada de gestionar y dar seguimiento a la asistencia técnica. Por defecto, se asigna el usuario actualmente conectado (Modo Selección)

Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Empleados

* Cliente: indicar el nombre del cliente vinculado a la asistencia técnica. Mediante el icono , se puede acceder a la lista de clientes existentes en el sistema, y desde esta se puede agregar un nuevo cliente, si este no se encuentra registrado. Sino también mediante el icono , se puede dar de alta cliente consumidor final. (Modo Selección)

* Sucursal: Ingresar el nombre de la sucursal del cliente en la que se está gestionando la asistencia técnica.

La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Teléfono: ingresar el número de teléfono de contacto del cliente relacionado con la asistencia técnica de que estás registrando. 

* Mail: ingresar el mail del cliente relacionado con la asistencia técnica de que estás registrando. 

* Canal de Contacto: mediante  indicar el medio por el cual el cliente se comunicó con la empresa (por ejemplo: Internet, publicaciones, visita, entre otros).

* Contacto: ingresar al individuo, representante de la empresa/cliente, quien fue se contactó. Mediante el icono , se puede agregar un nuevo contacto, sino se encontraba registrado en la lista ya existente. 

* Detalle: Campo de texto destinado a especificar información adicional sobre la asistencia que no esté contemplada en los demás campos del formulario.

>> Observaciones 

>> Datos de la Dirección

Este bloque permite registrar la dirección asociada al cliente vinculado con la oportunidad.

Al seleccionar el casillero “La dirección se corresponde con la de la sucursal del cliente”, el sistema completará automáticamente los siguientes atributos con la información registrada en la ficha de la sucursal del cliente:

• Calle
• Número
• Entre calle y calle
• Piso
• Departamento
• Ciudad
• Zona/Barrio
• Código Postal (CP)
• Provincia
• Latitud
• Longitud
• Observaciones

Si la ciudad a seleccionar no se encuentra en el listado del sistema, se puede agregar manualmente utilizando el icono . Para más información sobre el registro de una ciudad, consultar: Configuración>>Configuración Regional>>Ciudades.

* Observaciones: este campo permite ingresar comentarios adicionales relacionados con la dirección del cliente.

Si la dirección que se quiere registrar no está vinculada a la sucursal del cliente, todos los campos de dirección deberán completarse manualmente.

>> Datos de Tareas 

En esta sección se presentan las tareas asociadas a la oportunidad, las cuales fueron definidas previamente al generar la planilla de procesos correspondiente, y que deberán ejecutarse para gestionar la oportunidad de manera efectiva.

Una vez completados todos los datos, hacer clic en el botón Continuar para finalizar el registro de la oportunidad en el sistema.

Solapa Elementos Asociados
Mediante esta solapa es posible adjuntar comprobantes y archivos relacionados con las tareas realizadas.
Para adjuntar un archivo:

1. Hacer clic en el icono de adjuntar .
2. Presionar el botón Guardar.
3. Finalmente, seleccionar botón Cerrar (F12).

Una vez registrada la oportunidad en el sistema, se habilita la opción de programar las distintas tareas previamente definidas en la plantilla seleccionada.
Estas tareas podrán ser asignadas a los responsables correspondientes, establecer fechas de inicio y vencimiento, y adjuntar archivos o comentarios adicionales, permitiendo así un seguimiento ordenado y controlado de todas las acciones necesarias para gestionar la oportunidad de manera eficiente.

Para programar una tarea, se debe acceder al listado de tareas disponible en la pestaña “Datos de Tarea”.

Cada tarea del listado incluye un icono de programación , el cual al seleccionarlo permite acceder a la pantalla destinada a configurar la programación de la tarea. 

Esta ventana presentará tres pestañas: Detalle, Historial/Recursos y Datos presupuestarios.

Para más información de cómo registrar la programación de una tarea, dirigirse al manual de ayuda de la opción Agenda>>Tareas

>> Detalle

En este apartado se deberán completar los siguientes datos para la programación de la tarea:

• Código: identificador único de la tarea.
• Tarea: nombre o descripción de la tarea a realizar.
• Prioridad de la tarea: seleccionar mediante la opción desplegable  entre Alta, Media o Baja.
• Categoría de la tarea: clasificación de la tarea según su tipo.
• Solicitó: indicar si la tarea fue solicitada por Cliente o Proveedor.
• Responsable: persona asignada para gestionar la tarea.
• Estado de la tarea: estado actual de la misma (pendiente, en progreso, completada, etc.).
• Cliente / Proveedor: asociar la tarea al cliente o proveedor correspondiente.
• Sucursal: indicar la sucursal vinculada a la tarea.
• Producto: permite asociar la tarea a un producto específico.
• Quien realizará la tarea: persona encargada de ejecutar la tarea.

Por último, se encuentra la Descripción: Campo de texto destinado a detallar la tarea a programar, proporcionando información adicional relevante para su correcta ejecución.

>> Solapa Datos del proceso

En apartado nos permitirá visualizar la siguiente información (la cual fue completara con anterioridad para registrar la oportunidad) del proceso: Denominación (del proceso que se está llevando a cabo, es este caso particular "Licitaciones"), Cliente, Sucursal (en la que se está trabajando), Teléfono (del cliente), Dirección (de la sucursal) y Detalle (datos extras que se quieren agregar acerca del proceso).

Una vez completados todos los datos, hacer clic en el botón Guardar para registrar la programación de la tarea en el sistema

De este modo, una vez registrada la programación de la tarea, será posible definir su programación diaria a través del apartado “Programación” del sistema.

Para definir la programación diaria, se debe hacer clic en el botón “Agregar Programación Diaria”. Se desplegará una ventana en la cual se deberán ingresar la fecha y la hora de inicio y finalización de la tarea.

Una vez completados los datos, presionar los botones Guardar y Cerrar (F12) para registrar la programación en el sistema.

Las programaciones diarias cargadas se podrán visualizar en forma de listado dentro del apartado “Programación"

Cada programación tendrá las opciones de Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

La tarea puede programarse para ejecutarse en distintos días e intervalos de tiempo. Una vez finalizada la programación y realizada la tarea, se debe actualizar el estado de la tarea a “Programada”.

El historial de cambios de estado registra automáticamente la fecha y hora de inicio y finalización, así como el detalle de cada modificación de estado de la tarea, permitiendo un seguimiento completo y trazable.

Mediante el apartado “Repetición”, es posible configurar la periodicidad con la que se repetirá la programación de la tarea, permitiendo establecer intervalos diarios, semanales, mensuales o personalizados según la necesidad del proceso.

Adicionalmente, se puede definir el Anticipo de Programación, que determina con cuántos días de antelación el sistema notificará al usuario sobre la ejecución de la tarea programada, garantizando así que las actividades sean realizadas de manera oportuna y facilitando la planificación y seguimiento de las tareas recurrentes.

Todas las programaciones de las distintas tareas registradas podrán visualizarse desde la pantalla principal de la oportunidad, dentro del apartado “Datos de Tareas”, proporcionando una vista consolidada de todas las actividades planificadas y permitiendo un seguimiento centralizado de cada tarea asociada.

>> Solapa Historial/Recursos 

En este apartado se podrá visualizar información relevante relacionada con la programación de la tarea registrada, incluyendo:

• Historial de modificaciones y avances: Registro detallado de todos los cambios de estado y progreso de la programación de la tarea.
• Recursos asociados: Elementos cargados en el sistema vinculados a la programación de la tarea, tales como Eventos Asociados, Comprobantes, Informes de Tarea y Archivos de la Tarea.

Esto permite un seguimiento completo y centralizado de cada tarea dentro de la oportunidad.

* Estado de la Tarea: Muestra el estado actual de la tarea y un registro histórico de los cambios de estado.

 Para cada modificación se detalla la fecha en que se efectuó el cambio y la persona que lo realizó

* Eventos Asociados: En este apartado se listan los distintos eventos vinculados a la tarea.
Para registrar un nuevo evento, hacer clic en el botón Nuevo Evento, lo que desplegará una ventana donde se deberán completar los siguientes datos:

• Fecha y hora de inicio del evento.
• Fecha y hora de fin del evento.
• Descripción del evento.

Una vez ingresados los datos del evento, hacer clic en Guardar y posteriormente en Cerrar (F12). El sistema volverá a la pantalla principal de la tarea, donde se podrá visualizar el evento registrado.

Cada evento dispondrá de las opciones Editar  y Eliminar  , disponibles según el nivel de autorización del usuario.

* Comprobantes: en este apartado se podrán visualizar los comprobantes asociados a la tarea que han sido cargados en el sistema

* Informe de Tarea: Campo de texto destinado a ingresar una descripción detallada de la tarea a desarrollar o que ya ha sido completada, permitiendo documentar el progreso y resultados obtenidos.

* Archivos de la Tarea: en este apartado se podrán visualizar los Archivos asociados a la tarea que han sido cargados en el sistema. La carga puede agregar archivos asociados a la tarea mediante el botón Adjuntar Archivos.

>> Solapa Datos Presupuestarios

En esta sección se pueden registrar movimientos presupuestarios asociados a la ejecución de la tarea.
Para cada movimiento, se deben completar los siguientes campos:

• Tipo: mediante  seleccionar si el movimiento corresponde a un Ingreso o Egreso.
• Fecha: Indicar la fecha del movimiento.
• Descripción: Ingresar una descripción detallada del movimiento presupuestario.

Posteriormente, se deben definir los distintos ítems del movimiento presupuestario haciendo clic en el icono .
Se desplegará una ventana en la que se deberán completar los siguientes datos:

• Cuenta Contable: seleccionar la cuenta contable a la cual se asignará el movimiento.
• Centro de Costo: indicar el centro de costo correspondiente.
• Descripción: Ingresar una descripción breve del ítem presupuestario.
• Importe: registrar el monto asociado al ítem.

* Recursos de la tarea: a todas las tareas se le pueden asignar recursos. La asignación se realiza cliqueando sobre el botón Agregar Recursos a la Tarea.

>> Datos del proceso

* Numero: número con que se verá registrada la asistencia en el sistema.

* Fecha de Creación: hace referencia a la fecha de la asistencia (Selección de Fechas)

* Hora: Indicar la hora en que se llevó a cabo la asistencia.

* Estado actual: al apretar  se desplegarán distintas opciones: Clasificar el problema, Visita a cliente, Pendiente de asignación a técnico, Finalizado, Para cotizar, No contrata, Equipo retirado para retirar, para indicar en qué etapa del proceso se encuentra la asistencia técnica. Es importante aclarar que este campo se habilitará, una vez oprimido Continuar.

* Denominación: Nombre de la asistencia técnica.

* Categoría: Indicar si la asistencia técnica, se realizó en garantía, fuera de garantía o es hecha por terceros. Estas categorías mencionadas son las que se encuentran predefinidas para el proceso de asistencia técnica, en el caso de querer agregar otras dirigirse a Módulo Configuración de Procesos>>Configuración>>Plantilla procesos.

* Responsable: es la persona confecciona el documento, por defecto es el usuario actual. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)

* Cliente: se indica a quien se le practica la asistencia técnica. Mediante el icono , se puede acceder a la lista de clientes existentes en el sistema, y desde esta se puede agregar un nuevo cliente, si este no se encuentra registrado. sino también mediante el icono , se puede dar de alta cliente consumidor final.

* Sucursal: poner el nombre de la sucursal del cliente en la que se está trabajando. La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Teléfono: del cliente a quien se realiza la asistencia técnica.

* Mail: del cliente a quien se realiza la asistencia técnica.

* Canal de Contacto: indicar porque medio (por ejemplo: internet, publicaciones, visita, etc.) el cliente se comunico para solicitar la asistencia.

* Contacto: individuo, representante de la empresa (a la cual se hará la asistencia técnica), quien fue quien se contactó. Mediante el icono , se puede agregar un nuevo contacto, sino se encontraba registrado en la lista ya existente. 

* Detalle: se puede especificar con más detalle la asistencia técnica.

>> Propiedades Adicionales: campos adicionales, personalizables de acuerdo las necesidades de la empresa /cliente. 

* Observaciones: se puede introducir algún comentario respecto a la asistencia técnica o el cliente. 

>>Datos de la Dirección: para realizar la asistencia técnica y las distintas tareas contenidas en el proceso. Al tildar el casillero la dirección se corresponde con la de la sucursal del cliente, automáticamente se completan los atributos: Calle, Número, Entre calle, y calle, Piso, Departamento, Ciudad, Zona/ Barrio, CP (código postal), Provincia, Latitud, Longitud, Observaciones. Si la ciudad no se encuentra en el listado, se la puede ingresar mediante el icono . Para más detalle en la carga de una ciudad remitirse a Configuración>>Configuración Regional>>Ciudades. Caso contrario, se deberá completar los capos manualmente.

En el campo Observaciones se puede especificar algún comentario relacionado con la dirección.

>> Datos de tarea: en esta sección se detallan las tareas (las cuales fueron definidas cuando se generó la planilla de proceso correspondiente) que se llevaran adelante para la asistencia técnica. 

Una vez completados los datos oprimir Continuar.

 El sistema le asigna un número a la asistencia técnica, y se despliegan las solapas: Artículos Asociados, Activos Asociados, Servicios Asociados, Datos de Tareas y Datos de Relaciones.

* Artículos asociados: cliqueando el icono  se puede asociar artículos a la asistencia técnica.

 * Activos asociados: cliqueando en Nuevo Activo te permite agregar nuevos activos que se puedan asociar a la asistencia técnica. Mediante el icono  se realiza la selección de aquellos activos que se quiera asociar.

* Servicios Asociados: cliqueando el icono  se puede asociar distintos servicios a ejecutar en la asistencia técnica.

* Datos de Tareas: se crean las tareas definidas en la plantilla para el proceso de asistencia técnica (las tareas son predefinidas en la plantilla del proceso mediante el Módulo Procesos >>BMP- Configuración de Procesos >> Plantillas Proceso). Cada tarea tiene estados del proceso y estados de las tareas, los cuales son predefinidos en la plantilla respectiva en el Módulo Procesos, ejemplo el estado del proceso Clasificar el Problema y las tareas en estado Creadas.

* Datos de Relaciones: permite cargas participantes en el proceso: clientes/proveedores, estableciendo una relacione entre el cliente y un proveedor u otro cliente. Para cargar cada participante oprimir Agregar una Nueva Relación, donde se deberán los campos: Tipo persona, Persona Relacionada y Vínculo. Posteriormente se debe ir a Modulo Ventas>>CRM>>Clientes, seleccionar en la lista al cliente con el que se está trabajando, y en la solapa Relación entre Personas, y agregar a la Persona Vinculada. 

En la Pestaña Elementos Asociados:  se puede adjuntar comprobantes, archivos asociados a las tareas realizadas. Para adjuntar un archivo cliquear en el icono. Luego oprimir Guardar y en Cerrar (F12).

Si se quiere modificar alguna de las tareas ya definida en la plantilla de proceso, oprimir el icono  y se desplegará una ventana con tres pestañas: Detalle, Historial/Recursos y Datos presupuestarios.

>> Solapa Detalle

 se completan los datos: Código, Tarea, Prioridad de la tarea (mediante la opción desplegable  se puede seleccionar entre tres opciones: alta, media y baja), Categoría de la tarea, Solicitó (Cliente o Proveedor), Responsable, Estado de la tarea, Cliente / Proveedor, Sucursal y Quien realizará la tarea. Por último, se completa el campo Descripción.

>> Solapa Datos del proceso

Se Completan los datos: Denominación (del proceso que se está llevando a cabo, es este caso particular una Asistencia Técnica), Cliente, Sucursal (en la que se está trabajando), Teléfono (del cliente), Dirección (de la sucursal) y Detalle (datos extras que se quieren agregar acerca del proceso).

En primera instancia la tarea se programa, para lo cual se cliquea en Guardar y luego sobre el botón Agregar Programación Diaria donde se despliega una ventana en la cual se carga la fecha y hora de inicio y final de la tarea, luego oprimir Guardar y Cerrar (F12). Cada programación diaria tiene la opción de Editar y Eliminar (según el nivel de autorización del usuario). La tarea puede ser programada para realizarse en distintos días e intervalos de tiempo. Una vez finalizada la programación y la tarea se debe cambiar de estado de la tarea a Programada. El historial de cambios de estados va mostrando el día y hora de inicio y de fin y el detalle del cambio de estados de la tarea.

>>Solapa Historial/Recursos se observan las pestañas:

* Estado de la tarea: donde se detalla el estado, cuando se efectuó el cambio del mismo y quien lo realizó.

* Eventos asociados: en el caso que la tarea tenga distintos eventos, los mismos se registran oprimiendo el botón Nuevo Evento, donde se despliega una ventana donde se detallan: fecha de inicio y fecha de fin, y la descripción del evento de la tarea. Una vez cargado el evento se cliquea sobre el botón Guardar y luego en Cerrar (F12), volviendo a la pantalla principal de la tarea, donde se puede observar el evento registrado. Cada evento tiene la opción de Editar y Eliminar (según el nivel de autorización del usuario).

* Comprobantes: se puede agregar comprobantes asociados a la tarea.

* Recursos de la tarea: a todas las tareas se le pueden asignar recursos. La asignación se realiza cliqueando sobre el botón Agregar Recursos a la Tarea.

* Informe Tarea: Ingresar una descripción de la tarea a desarrollar o desarrollada.

* Archivos de la Tarea: se puede agregar archivos asociados a la tarea mediante el botón Adjuntar Archivos.

En la pestaña Datos Presupuestarios, se pueden realizar movimientos presupuestarios, completando los campos: Tipo (ingreso o egreso), Fecha y Descripción.