Contratos

Introducción

Mediante esta opción, el sistema permite registrar y/o modificar los contratos celebrados con los clientes de la empresa. En caso de asociar órdenes de trabajo y/o facturas al contrato, será posible visualizarlas directamente desde esta sección, facilitando el seguimiento y control de las operaciones vinculadas a cada contrato.

Esta opción se localiza en los Módulos de Ventas y Recursos Humanos

¿Qué es un Contrato?

Un contrato es un acuerdo legal entre dos o más partes (ya sea entre empresas o entre una empresa y una persona) en el que se establecen los términos y condiciones para llevar a cabo una actividad comercial, laboral o de servicios. En él se especifica qué se va a hacer, quién lo realizará, plazos, pagos (si corresponde) y las consecuencias en caso de incumplimiento por alguna de las partes.

Al ingresar se listan los contratos registrados en el sistema, detallándose: Número de Contrato, Referencia, Fecha de Inicio, Fecha de Fin y Cliente.

Cada contrato tendrá las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para Registrar un Nuevo Contrato:

Debemos hacer clic en  Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente ventana con los atributos a completar:

>> General

* Número de Contrato: indicar el número de la orden de compra o contrato celebrado con el cliente.

* Estado: se debe definir en qué etapa de avance se encuentra el contrato. Al oprimir  , se desplegarán las distintas opciones disponibles para su selección.

* Responsable: ingresar la persona que confeccionó el contrato. Por defecto, el sistema asigna al usuario actual. (Modo Selección)

Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) 

* Referencia: ingresar un detalle breve que permita identificar el contenido del contrato. Este atributo se utilizará para las búsquedas del contrato en los listados e informes dentro del sistema.

* Condición de Pago: mediante la opción desplegable , se debe seleccionar la condición de pago acordada en el contrato.

* Vigencia desde / hasta: mediante estos campos se deberá establecer el período de vigencia del contrato, indicando la fecha de inicio y la fecha de finalización correspondientes. (Selección de Fechas)

* Cliente: ingresar el individuo o la empresa con quien se celebró el contrato. (Modo Selección)

 Si el cliente no se encuentra registrado en el sistema, se lo puede agregar oprimiendo el icono  

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal del cliente con la cual se está operando. (Modo Selección)

La a seleccionar sucursal debe estar registrada en el sistema. En el caso de querer agregar una nueva sucursal, dirigirse a la ficha de datos del respectivo cliente en Módulo Ventas>>CRM>>Clientes 

* Domicilio: corresponde al domicilio legal de la sucursal seleccionada. Este campo se completa de forma automática una vez indicada la sucursal, tomando la información registrada en la ficha de datos del cliente.

* Firmante: corresponde a la persona representante de la empresa con quien se celebró el contrato. (Modo Selección)

Si la persona no se encuentra en la lista de contactos del cliente, se lo puede ingresar mediante el icono ​ 

* Programa de seguridad: según el cliente seleccionado, se podrá especificar el programa de seguridad correspondiente, en caso de que el mismo se encuentre definido.

Este campo permite asociar el contrato a los lineamientos, requisitos o normativas de seguridad establecidos por el cliente, a fin de garantizar el cumplimiento de las condiciones acordadas durante la prestación del servicio.

Puede agregarse nuevos programas a los existentes en el sistema, mediante el icono , en la sección Programa de Seguridad (Módulo Seguridad)

TIP: Un programa de seguridad de una empresa relacionado con un contrato es un conjunto de políticas, procedimientos y medidas implementadas para garantizar el cumplimiento seguro de las obligaciones contractuales entre la empresa y su cliente, proveedor o socio. Se vincula directamente al contrato porque establece cómo se manejarán aspectos críticos de seguridad durante la ejecución del mismo.

Tipo: mediante  , se debe seleccionar la clase de contrato a registrar, de acuerdo con el sistema a facturar. Las opciones disponibles son:

a) Por ítems: permite visualizar en la pantalla del contrato las órdenes de trabajo generadas asociadas al mismo, mostrando el detalle de cada ítem. Esta opción es útil cuando se requiere un seguimiento detallado de cada producto o servicio facturado dentro del contrato.

b) Monto Global: se indica el importe total del contrato u orden de compra a satisfacer. A medida que se generan las órdenes de trabajo, el sistema actualiza automáticamente el monto pendiente del contrato. Al seleccionar esta opción, es obligatorio completar el atributo Importe c/IVA, ingresando el monto con IVA, dado que las órdenes de trabajo incluyen este impuesto. Esta modalidad es ideal para contratos con un monto definido, sin necesidad de detallar cada ítem.

c) Valor Fijo Mensual: se especifica el importe con IVA y el día de cobro mensual del contrato. Esta opción se utiliza para contratos de pago periódico, asegurando un flujo de cobros constante y predefinido.

d) Contrato de Inversión: se emplea para registrar contratos relacionados con inversiones específicas, permitiendo el seguimiento de montos, plazos y condiciones asociadas a la inversión dentro del sistema.

Según el tipo de contrato seleccionado, el sistema requerirá el completado de distintos campos específicos adicionales.

* Observaciones: campo de texto donde se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con el contrato, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

* Moneda: mediante  este campo se debe seleccionar la moneda base del contrato. En caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración > Configuración Económica > Monedas. 

Contrato: Contrato de Inversión

* Presupuesto: en este campo se debe seleccionar el presupuesto que se desea vincular al contrato. El contrato a seleccionar debe encontrarse registrado en el sistema, sino para cargar uno nuevo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Presupuesto

* Monto Presupuesto: ingresar el importe total presupuestado para el contrato de inversión.

* Fecha Valor: indicar la fecha a partir de la cual se considerará válido el presupuesto asociado, utilizada para cálculos y registros contables. (Selección de Fechas)

* Antelación Índice Actualización (meses): especificar la cantidad de meses de antelación para la aplicación del índice de actualización, de acuerdo con las condiciones del contrato.

* Tabla Actualización: seleccionar la tabla de actualización que se utilizará para ajustar los montos del contrato conforme a índices predefinidos. (Modo Selección)

* Servicio Cálculo Intereses 2º Vencimiento: indicar el servicio o procedimiento que se aplicará para calcular los intereses correspondientes al segundo vencimiento del contrato. (Modo Selección)

* Servicio Cálculo Intereses 3º Vencimiento: indicar el servicio o procedimiento que se aplicará para calcular los intereses correspondientes al tercer vencimiento del contrato.

* Servicio Actualización Deuda: seleccionar el servicio encargado de actualizar los saldos pendientes del contrato, aplicando los ajustes necesarios según la tabla de actualización y los índices definidos.

Una vez completados todos los campos requeridos, presionar el botón Guardar para finalizar el registro del contrato en el sistema.

Contrato: Monto Global

En el caso de haber seleccionado la opción Monto Global, los atributos a completar serán los siguientes:

>> Importes sin IVA

* Importe: ingresar el importe total del contrato sin incluir IVA.

* Ampliaciones: este campo permite registrar cualquier modificación o ampliación realizada sobre el importe inicial del contrato.

* Total Contrato: campo calculado automáticamente por el sistema, que suma el Importe más las Ampliaciones.

* Monto Facturación: campo generado automáticamente por el sistema, que muestra el importe ya facturado del contrato, según las transacciones registradas.

* Pendiente Facturación: campo generado automáticamente por el sistema, que indica el importe restante por facturar del contrato.

>> Importes Con IVA

* Importe: ingresar el importe total del contrato, incluyendo el IVA correspondiente.

* Ampliaciones: registrar cualquier modificación o ampliación sobre el importe inicial del contrato, considerando el IVA.

* Total Contrato: campo calculado automáticamente por el sistema, que suma el Importe más las Ampliaciones, incluyendo el IVA.

* Monto Facturación: campo automático que muestra el importe ya facturado del contrato, con el IVA incluido.

* Pendiente Facturación: campo automático que indica el importe restante por facturar del contrato, considerando el IVA.

Una vez completados todos los campos requeridos, presionar el botón Guardar para finalizar el registro del contrato en el sistema.

Contrato: Valor Fijo Mensual

En el caso de haber seleccionado la opción Valor Fijo Mensual, los atributos a completar serán los siguientes:

>> Importes sin IVA

* Importe: ingresar el importe fijo acordado en el contrato que deberá ser abonado mensualmente.

>> Importes con IVA

* Importe: ingresar el importe fijo acordado en el contrato que deberá ser abonado mensualmente, afectado por IVA

* Día de Cobro: en este campo se debe indicar el día del mes en que se realizará el cobro correspondiente.

Una vez completados todos los campos requeridos, presionar el botón Guardar para finalizar el registro del contrato en el sistema.

>> Archivos

Esta sección permite asociar archivos al contrato. Para cargar los archivos, se debe oprimir el botón Adjuntar Archivo, lo que desplegará la pantalla correspondiente para seleccionar y subir los documentos.

* Tipo: mediante  se desplegarán las opciones de archivos que se pueden adjuntar, de las cuales se debe seleccionar la correspondiente.

* Nombre: campo donde se debe subir el archivo.

* Descripción: ingresar un detalle breve que describa el contenido del archivo que se desea asociar al contrato.

* Carpeta Destino: indicar la carpeta donde se almacenará el archivo que se adjuntará al contrato.

Luego de haber completados los campos, oprimir en el botón Guardar 

Solapa Comprobantes generados

Una vez registrado el contrato en el sistema, se habilitará la pestaña “Comprobantes Generados”, en la cual se podrán visualizar los comprobantes asociados al contrato.

Desde esta sección será posible consultar la información relevante de cada comprobante, como: Número de comprobante, Fecha de registro, Tipo, Referencia, Responsable (empleado), Total S/IVA y Total C/IVA 

Al hacer clic sobre la fila correspondiente a un comprobante, se accede a la ficha de datos del mismo, donde se puede consultar su información detallada.

Solapa Inversores

En el caso de Contratos de Inversión, se habilitará la pestaña “Inversores”, a través de la cual se registrarán las inversiones realizadas por las clientes asociadas a dicho contrato.

En la parte superior de la pantalla, el sistema mostrará el Monto Presupuesto y el Presupuesto asociados al contrato de inversión.

Tipo de contrato: mediante  este campo se podrá seleccionar si las cuotas del contrato serán de monto fijo o monto variable.

Para registrar una nueva inversión, se deberá presionar el ícono . A continuación, el sistema desplegará la pantalla de carga de datos para completar la información requerida.

1) Inversión 

* Cliente: indicar el nombre del cliente que realiza la inversión, seleccionándolo desde el listado de clientes registrados en el sistema, a fin de vincular correctamente la inversión con el contrato correspondiente. (Modo Selección)

* Inversión: ingresar el monto correspondiente a la inversión que realizó el cliente

* % Inversión: ingresar el porcentaje de participación de la inversión respecto del monto total del contrato

* Cuotas: indicar la cantidad de cuotas en las que se dividirá la inversión

* Periodicidad: mediante  en este campo se deberá indicar la frecuencia de pago de las cuotas de la inversión (mensual, trimestral, anual, etc.)

* Primer vencimiento: ingresar la fecha correspondiente al primer vencimiento de las cuotas de la inversión, a partir de la cual el sistema calculará los vencimientos siguientes según la periodicidad definida. (Selección de Fechas)

* Detalle de inversión: campo de texto destinado al ingreso de comentarios u observaciones adicionales relacionadas con la inversión, a fin de facilitar su identificación y seguimiento.

2) Refuerzos: en este apartado se podrán registrar los aportes adicionales realizados por el cliente, correspondientes a incrementos sobre la inversión inicial.

* Monto: ingresar el importe correspondiente a los refuerzos realizados por el cliente, el cual se sumará a la inversión registrada.

* Periodicidad: mediante  este campo se deberá indicar la frecuencia con la que se realizarán los aportes adicionales, en caso de que se registren múltiples refuerzos.

* Cantidad: ingresar el número de refuerzos que realizará el cliente, a fin de determinar la cantidad de aportes adicionales que se registrarán en el sistema.

* Primer vencimiento: ingresar la fecha correspondiente al primer vencimiento de los refuerzos, a partir de la cual el sistema calculará los vencimientos siguientes según la periodicidad definida. (Selección de Fechas)

3) Anticipos: en este apartado se registrarán los anticipos efectuados por el cliente, vinculados a la inversión realizada. Para cargar un anticipo, se deberá presionar el ícono  a continuación, se habilitará el campo para ingresar el monto del anticipo respectivo.

Una vez completados todos los datos, se deberá presionar el botón “Guardar” para finalizar el registro de la inversión del cliente en el sistema.

Todas las inversiones registradas, podrán visualizarse desde la pantalla de la pestaña "Inversores", detallándose: Cliente, % Inversión, Monto Inversión, Monto Total Anticipos, Cuotas (Cantidad, Monto total, Periodicidad, Primer vencimiento), Refuerzos (Cantidad, Monto, Periodicidad, Vencimiento) y Detalle 

Cada inversión tendrá las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.