Facturación

Introducción

Guía para elaborar facturas de distintos artículos

Esta opción se localiza en el Módulo de Ventas y POS-Punto de Venta, dentro del listado de Movimientos

Que es una factura 

La factura, factura de venta o factura comercial es el documento que refleja toda la información de la operación de venta.

La factura la podemos generar de dos formas:

• Ingresando al Módulo Ventas, cliqueando en “Facturación”
• Desde una Orden de trabajo.

Primera opción

Al ingresar a “Facturación” se nos abrirá una pantalla que contiene una lista con todas las facturas ya generadas, detallándose: Fecha de confección/emisión de la factura, Punto Venta, Numero de comprobante, Tipo, Letra, Cliente, Sucursal, Referencia, Estado, Adjuntos y Monto total. 

Cada factura tiene las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

 Para registrar una nueva factura: debemos cliquear en   Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente pantalla

Los atributos a completar son:

* Talonario: de la factura a registrar. Al seleccionar el cliente, el sistema habilitará los talonarios disponibles, pudiendo existir varios configurados. Si no se encuentra dado de alta el talonario correspondiente a la categoría de contribuyente del cliente, o si dicha categoría no fue asignada correctamente, el sistema mostrará el mensaje: “El cliente no posee talonario para su categoría de contribuyente.”

En este caso, deberá procederse a dar de alta el talonario correspondiente o a modificar la categoría de contribuyente asignada al cliente, según corresponda. Para realizar la carga de talonario, remitirse a la opción indicada en la documentación del sistema (Talonario.) 

* Tipo de Comprobante: seleccionar oprimiendo  la clase de comprobante a confeccionar: Factura Venta "A", Factura Venta "B", Nota de Crédito "A", etc.

En caso de querer cargar un nuevo tipo de comprobante al sistema (aparte de los que ya se encuentran predefinidos) dirigirse a Administración>>Administración Sistema>>Tipo Comprobantes.

* Moneda: mediante   seleccionar la moneda en que se emitirá la factura. En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas. 

* Cotización: En caso de seleccionar como moneda base una moneda extranjera, este campo mostrará automáticamente su conversión a la moneda local, según la cotización registrada en el sistema. Si se quiere cargar una nueva cotización en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Cotizaciones

* Fecha: ingresar la fecha de confección/emisión del comprobante (Selección de Fechas) 

* Referencia: ingresar detalle breve mediante el cual se identifica el contenido de la factura. Este atributo se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema

* Vendedor: ingresar el empleado de la empresa quien llevó a cabo la venta, por defecto el sistema establece al usuario actual. Se puede seleccionar uno del listado de los Empleados registrados en el sistema o agregar uno nuevo tildando el icono  (Modo Selección)

* Cliente: se hace referencia al receptor del comprobante. Si el cliente no se encuentra en el listado, se lo puede ingresar mediante el icono , que dirige a Módulo Ventas>>CRM>>Clientes (Modo Selección)

En caso de ser necesario, también es posible dar de alta un cliente consumidor final mediante el ícono , sin necesidad de registrarlo previamente en el sistema.

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal de la empresa del cliente, con la que se está trabajando.

La a seleccionar sucursal debe estar registrada en el sistema. En el caso de querer agregar una nueva sucursal, dirigirse a la ficha de datos del respectivo cliente en Módulo Ventas>>CRM>>Clientes (Modo Selección)

* Domicilio: corresponde al domicilio legal de la sucursal seleccionada. Este campo se completa de forma automática una vez indicada la sucursal, tomando la información registrada en la ficha de datos del cliente

* Jurisdicción: indicar la localidad, ciudad o provincia donde está ubicada la sucursal y donde aplican las leyes o normativas locales para esa sede. Tildando  se desplegarán las opciones disponibles.  

* Centro de Costo: este campo permite seleccionar un centro de costo en particular, al cual se quiere vincular la factura (Modo Selección).

El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregarlo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo.

* Condición de Pago: seleccionar mediante  la condición de pago de la factura. El sistema por defecto traerá la condición de pago preestablecida para cliente seleccionado. Si la factura se generó desde una Orden de Trabajo especifica, tomará este atributo de la misma.

 En el caso de querer de agregar una nueva condición de pago en el sistema, dirigirse a Módulo Ventas>>Archivos>>Condición de Pago.

* Descuento (%): en este campo, el sistema cargará automáticamente el porcentaje de descuento asociado a la condición de pago seleccionada, el cual será aplicado a los ítems del comprobante. Si el cliente y/o los productos tienen descuentos adicionales configurados, el descuento proveniente de la condición de pago se acumulará con dichos valores en los ítems de la factura.

* Plazo de Pago: indicar la cantidad de días que el cliente tiene para realizar el pago a partir de la fecha de recepción de la factura.

* Vencimiento: el sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento en función del Plazo de Pago establecido y la indicará en este campo (Selección de Fechas) 

* 2do. Vencimiento: especificar la segunda fecha de vencimiento de la factura, en caso de existir (Selección de Fechas) 

* 3er. Vencimiento: especificar la tercera fecha de vencimiento de la factura, en caso de existir (Selección de Fechas) 

* % Alícuota Percepción IIBB: indicar el porcentaje de percepción de Ingresos Brutos (IIBB) aplicable, en caso de que el cliente sea sujeto pasible de percepción.

* % Alícuota Percepción IVA: indicar el porcentaje de percepción de IVA, en caso de que el cliente sea sujeto pasible de percepción.

* Orden de Compra: campo utilizado para registrar el número del Contrato u Orden de Compra del cliente.

* Orden de Trabajo/Pedido Cliente: ingresar el número asignado a la Orden de Trabajo que dio origen a la factura.

* Remito/Comprobante de origen: indicar el número del remito o del comprobante previo que originó la factura, es decir, el documento que respalda o justifica la operación facturada.

* Mostrador: esta casilla se encuentra destildada por defecto. Al seleccionarla, el comprobante quedará asociado a los movimientos de caja correspondientes a la jornada.

* Genera Intereses: al seleccionar esta casilla, se indica que la factura en emisión generará intereses si no se abona antes de su fecha de vencimiento. En la sección Clientes se puede preconfigurar qué clientes pueden recibir facturas con generación de intereses y cuáles no.

Una vez comportados los atributos necesarios, oprimir Continuar.

Se habilitará la pestaña Ítems, en la cual se realizará la carga de los ítems a facturar.

La incorporación de ítems se podrá efectuar mediante las opciones “Nuevo (F9)” o “Ítems pendientes de OT”, permitiendo cargar los ítems correspondientes a la factura en cuestión.

Mediante la opción “Ítems pendientes de OT”, es posible seleccionar los ítems asociados a Órdenes de Trabajo internas pendientes y cargarlos directamente en la factura en elaboración.

Al seleccionar el botón “Nuevo (F9)”, se abrirá una pantalla para ingresar los datos del artículo o servicio a facturar.

Una vez completada la información requerida, se deberá hacer clic en el botón “Guardar (F2)”.

Este procedimiento se debe repetir para cada ítem que se desee incorporar a la factura.

>> Datos ítem

* Descripción: en este campo se debe ingresar el nombre del producto/ítem. En el caso de que si el producto/ítem es nuevo (no se encuentra cargado en el sistema) tildar el casillero que dice “Libre” y escribir el nombre del articulo.

 Mediante el ícono  se accede a la lista de artículos en el sistema, por si se quiere registrar uno nuevo (Modo Selección) 

* Detalle: campo de texto, en el cual debe figurar una especificación detallada del artículo.

* Cantidad: ingresar el número de unidades del artículo, a cargar en la factura 

* Unidad: mediante  seleccionar la unidad de medida, con la cual se cuantifica dicho artículo. Mediante  se puede cargar una nueva unidad en el sistema. 

* Precio Unitario: establecer el precio de venta, de una sola unidad del artículo. El sistema traerá el precio que figura en la ficha de datos del articulo por defecto. 

En el casillero adyacente se debe seleccionar mediante  la moneda en que se expresará dicho precio.

* Descuento (%): establecer el descuento (en porcentaje) que afectará al precio total de todas las unidades. 

* Descuento Total: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero cuantificará en dinero dicho descuento. 

* Precio Unitario con Descuento: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero indicará el precio unitario del articulo equivalente.  

* Tasa: cliqueando  establecer la tasa con la cual se verá afectado el artículo (Alícuota del 21%, Redondeo, etc.)

* Cuenta Contable: Permite seleccionar la cuenta contable de la empresa que se desea asociar a la facturación del producto.

* Centro de Costo: este campo permite asociar a un centro de costo determinado de la empresa, los costos derivados del articulo seleccionado

El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregar uno nuevo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo  (Modo Selección)

* Observaciones: campo de texto, donde se pueden agregar comentarios extras acerca del ítem.

> Detalle Stock

* Pendiente Recepción: el sistema indicará el estado actual del artículo en términos de su recepción (cantidad), de acuerdo a las operaciones registradas en el sistema. 

* Comprometido: el sistema indicará la cantidad de unidades de un artículo que han sido reservadas o asignadas para un pedido o cliente, pero que aún no han sido entregadas o consumidas.

* Actual: en este campo, el sistema indicará la cantidad total de unidades de ese artículo que están actualmente en stock.

* Disponible: el sistema indicará la cantidad de unidades del articulo efectivas para seguir vendiendo, haciendo un balance entre las existentes actuales en el stock, las comprometidas y las pendientes a recibir.

 * Detalle Stock: al oprimir este botón, desplegará una ventana con el detalle del stock del producto en los distintos depósitos de la empresa, siempre y cuando existan unidades disponibles en dichos depósitos

Para completar la carga de cada ítem, se deberá presionar Guardar (F2).

Este procedimiento se repetirá hasta incorporar todos los ítems a facturar. Una vez finalizada la carga de todos los ítems, se deberá presionar  Finalizar Carga (F12) para concluir el proceso de ingreso general.

Volveremos a la pantalla y podremos observar los ítems cargados. Cada ítem tiene las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en Guardar (F2). De este modo, el estado de la factura cambiará a “Pendiente de cobro”, quedando disponible en el sistema para la carga del recibo asociado.

Para llevar a cabo la carga del respectivo comprobante, dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Recibo Cliente 

Cargar de factura desde una orden de trabajo ya existente en el sistema 

Se debe acceder a la Orden de Trabajo/Pedido de Cliente específica y, dentro del comprobante correspondiente, seleccionar los ítems que se deseen facturar. A continuación, se deberá hacer clic en el botón “Facturar"

De esta manera, el sistema generará la factura, incorporando automáticamente los ítems previamente cargados en la Orden de Trabajo (OT). Haciendo clic en el icono  podremos modificar los valores facturados.

Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en Guardar (F2). De este modo, el estado de la factura cambiará a “Pendiente de cobro”, quedando disponible en el sistema para la carga del recibo asociado.

Para llevar a cabo la carga del respectivo comprobante, dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Recibo Cliente