Hoja de Ruta

Introducción

Esta opción tiene como objetivo definir los pasos necesarios para elaborar una hoja de ruta logística, a partir de órdenes de trabajo u otros comprobantes específicos asociados a envíos a clientes, considerando un medio de transporte y una referencia determinada para cada envío.

¿Qué es una Hoja de Ruta?

Es un documento logístico que detalla el plan y la organización de los envíos que una empresa debe realizar en un período determinado. Este documento sirve como guía para los transportistas, operadores logísticos y personal de almacén, facilitando el control, seguimiento y cumplimiento de las entregas.

Esta opción se encuentra localizada en los Módulos de Ventas y Almacenes, en el listado de Movimientos

Al ingresar el sistema desplegará un listado de las hojas de ruta registradas en el sistema, donde se detalla: Fecha de confección, Número del comprobante, Referencia, Transporte, Estado y Adjuntos.

Cada hoja de ruta tiene las opciones Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para registrar una Nueva Hoja de Ruta: debemos cliquear en el botón   Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

 Descripción detallada de los campos

* Talonario: de la hoja de ruta a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Oprimiendo  se desplegarán las opciones disponibles de elegir

Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar el sistema da el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante", debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la hoja de ruta. Para la carga de un nuevo talonario, dirigirse a Módulo Ventas>>Hoja de Ruta>>Talonario.

* Número: en este campo, el sistema asignará automáticamente el número correlativo del comprobante a emitir, de acuerdo con el talonario seleccionado.

* Fecha: se refiere a la fecha de confección de la hoja de ruta (Selección de Fechas)

* Estado: mediante este campo es posible indicar el estado de avance de la hoja de ruta. Al hacer clic sobre el selector  , se desplegarán las opciones predefinidas en el sistema para su correspondiente asignación.

* Responsable: es la persona que confecciona la hoja de ruta, por defecto el sistema establece al usuario actual (Modo Selección)

 Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)

* Referencia: detalle breve mediante el cual se identifica el contenido de la hoja de ruta. Este atributo se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema. 

* Sucursal: ingresar el nombre de la sucursal de la empresa con la que se está trabajando.

 La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Domicilio: en este campo, el sistema completará automáticamente la dirección legal correspondiente a la sucursal seleccionada, según la información registrada en la ficha de datos del cliente.

* Transporte: indicar el vehículo con el cual se realizará la entrega de los productos.

Si el transporte no se encuentra en el listado predefinido, se lo puede ingresar mediante el icono  (el cual redirige a Módulo Empaque>>Archivo>>Transporte) (Modo Selección)

* Chofer y Documento del Chofer: indica la persona responsable de la entrega del producto.

* Observaciones: campo de texto, donde se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con la hoja de ruta, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

* Capacidad Transporte: el sistema indicara cuánto peso puedes transportar según el tipo de carga que manejes y el transporte seleccionado.

* Peso Total: el sistema indicara el peso total de la carga a transportar.

* Diferencia: en este casillero, el sistema muestra el resultado de la resta entre la Capacidad Transporte y el Peso Total.

Una vez completados los campos se debe cliquear en el botón Continuar

Se habilitará la pestaña Ítems, la cual permitirá cargar los distintos envíos que se registrarán en la hoja de ruta.

Para incorporar un nuevo ítem a la hoja de ruta, no vinculado a ningún comprobante existente en el sistema, se deberá hacer clic en el botón “Nuevo”, lo que permitirá registrar manualmente la información del envío directamente en la hoja de ruta.

De esta manera, el sistema desplegará la siguiente pantalla correspondiente, mostrando el formulario requerido para completar con los datos del ítem que se desea cargar

 Descripción de los campos

* Tipo: mediante  en este campo se debe indicar el destinatario del envío, pudiendo seleccionarse entre Cliente, Proveedor o Libre.

* Fecha: en este campo, el sistema asignará automáticamente la fecha actual, que se considerará como la fecha de registro del ítem.

* Nombre / Razón Social: ingresar el nombre del cliente o proveedor respectivo (Modo Selección)

* Sucursal: en este campo se debe indicar la sucursal de la empresa del cliente o proveedor, a la cual se realizará el envío (Modo Selección)

* Dirección: en este campo se debe ingresar la dirección legal de la sucursal correspondiente al envío

* Observación: campo de texto, donde se pueden agregar comentarios extras acerca del envió  

* Primer Horario y Segundo Horario: mediante estos campos se deben indicar los horarios disponibles del cliente o proveedor en los cuales se puede recibir el envío.

Una vez completados los campos requeridos, se debe oprimir en Aceptar 

El ítem cargado se visualizará en la pantalla principal de la hoja de ruta, detallándose: Orden, Número, Fecha de Registro, Tipo de Comprobante, Nombre / Razón Social, Dirección, Observación, Teléfono, Horarios, Tipo destino, Productos, Motivo falta de entrega, Monto Compra, Saldo Previo, Total Adecuado, Monto Pago y Monto Vuelto 

Cada ítem de la hoja de ruta tendrá las opciones las Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

También será posible asociar a la hoja de ruta comprobantes pendientes de rendición, previamente registrados en el sistema. Para ello, se debe hacer clic en el botón “Nuevo Comprobante”, lo que permitirá seleccionar y vincular los comprobantes existentes al registro de la hoja de ruta.

Como consecuencia, el sistema desplegará la pantalla siguiente, la cual presenta una serie de filtros que permiten buscar y localizar el comprobante que se desea asociar a la hoja de ruta

 En los campos Número, Referencia y Transporte, el sistema indicará la información ingresada previamente en la hoja de ruta 

* Módulo Comprobante: mediante  en este campo se debe seleccionar el módulo del sistema en el cual se realizará la búsqueda del comprobante a asociar.

* Tipo Comprobante: en este campo se debe seleccionar la clase de comprobante que se desea asociar, pudiendo elegirse entre opciones como Factura, Orden de Trabajo, Remito Cliente, Presupuesto, entre otros.

* Fecha Desde y Fecha Hasta: mediante estos campos se establece el período de consulta para obtener los comprobantes registrados (Selección de Fechas)

* Cliente: mediante este campo se pueden filtrar los comprobantes que el sistema devolverá, mostrando únicamente aquellos asociados a un cliente específico (Modo Selección)

* Punto de Venta: mediante este campo se pueden filtrar los comprobantes que el sistema devolverá, mostrando únicamente aquellos asociados a un punto de venta de la empresa determinado (Modo Selección)

* Zona de Venta: mediante este campo se pueden filtrar los comprobantes que el sistema devolverá, mostrando únicamente aquellos asociados a una zona de venta especifica (Modo Selección)

* Con motivo de falta de entrega: al seleccionar este casillero, el sistema filtrará y mostrará únicamente los comprobantes que tengan asignado un motivo de falta de entrega.

Una vez completados los campos, cliquear en el botón Filtrar

El sistema devolverá un listado con todos los comprobantes que cumplan con los filtros establecidos, detallándose: Tipo de comprobante, Número de comprobante, Fecha de registro, Cliente / Proveedor y Dirección 

Se deberán seleccionar los comprobantes que se desean cargar en la hoja de ruta correspondiente, utilizando el casillero de selección de cada uno.

A continuación, se debe hacer clic en “Guardar” para confirmar la incorporación de los comprobantes a la hoja de ruta.

Finalmente, al regresar a la pantalla principal de la hoja de ruta, se podrá visualizar que los comprobantes seleccionados se encuentran listados en la tabla de ítems, mostrando toda la información correspondiente.

Cada ítem de la hoja de ruta tendrá las opciones las Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.