Hoja de Ruta

Introducción

Este procedimiento tiene como objetivo definir los pasos necesarios para elaborar una hoja de ruta logística a partir de órdenes de trabajo específicas asociadas a envíos a clientes, de acuerdo a un medio de transporte y una referencia determinados.

Qué es una Hoja de Ruta

Un documento de hoja de ruta de envíos de empresas es un documento logístico que detalla el plan y la organización de los envíos que una empresa debe realizar en un período determinado. Este documento sirve como guía para los transportistas, operadores logísticos y personal de almacén, facilitando el control, seguimiento y cumplimiento de las entregas.

Al ingresar, el sistema desplegará un listado de las hojas de Ruta registradas, donde se detalla: Fecha de confección, Número del comprobante, Referencia, Transporte, Estado y Adjuntos. Cada hoja de ruta tiene las opciones editar ! y eliminar !, según el nivel de autorización del usuario.

Para confeccionar una hoja de ruta, oprima en Nuevo (F7).

Descripción detallada de los campos

• Talonario: de la hoja de ruta a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna uno por defecto. Si no existe, al cliquear en Nuevo (F7), el sistema da el siguiente aviso: No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante, debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la hoja de ruta. Para la carga del talonario, ver la opción  Talonario.
• Número: casillero donde se asignará el número a emitir de acuerdo al talonario seleccionado.
• Fecha: se refiere a la fecha de confección de la hoja de ruta . (Selección de Fechas)
• Estado: casillero donde se asignará el estado del documento. Cliqueando ! se desplegarán las opciones predefinidas en el sistema.
• Responsable: es la persona que confecciona la hoja de ruta, por defecto es el usuario actual. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo, cliquear el ícono (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)
• Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la hoja de ruta. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes.
• Sucursal: poner el nombre de la sucursal de la empresa en la que se está trabajando. La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva, dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)
• Domicilio: dirección legal de la sucursal.
• Transporte: se indica el vehículo con el cual se realizará la entrega del producto. Si el transporte no se encuentra en el listado predefinido, se lo puede ingresar mediante el ícono (el cual redirige a Módulo Empaque>>Archivo>>Transporte) (Modo Selección)
• Chofer y Documento del Chofer: indica la persona responsable de la entrega del producto.
• Observaciones: puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con la hoja de ruta, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

Una vez cliqueado el casillero de Continuar (habiendo rellenado los campos obligatorios), aparecerá la siguiente pantalla.

El sistema desplegará un listado de todos los comprobantes vinculados al envío correspondiente, detallando: Orden, Número del comprobante, Fecha de confección, Tipo de Comprobante, Nombre/Razón Social del cliente, Dirección, Observación, Teléfono, Horarios, Tipo destino, Productos, Motivo falta de entrega, Monto Comprometido, Saldo Previo, Total Adecuado, Monto Pago y Monto Vuelto. Se puede eliminar comprobantes de la hoja de ruta, seleccionando los mismos y luego oprimiendo !.

• Capacidad Transporte: el sistema indicará cuánto peso puede transportar según el tipo de carga que maneje y el transporte seleccionado.
• Peso Total: el sistema indicará el peso total de la carga a transportar.
• Diferencia: en este casillero, el sistema muestra el resultado de la resta entre la Capacidad Transporte y el Peso Total.

 Detalle completo del proceso

Introducción

Este procedimiento tiene como objetivo definir los pasos necesarios para elaborar una hoja de ruta logística a partir de ordenes de trabajo específicas asociadas a envíos a clientes, de acuerdo a un medio de transporte y una referencia determinados. 

Que es una Hoja de Ruta 

Un documento de hoja de ruta de envíos de empresas es un documento logístico que detalla el plan y la organización de los envíos que una empresa debe realizar en un período determinado. Este documento sirve como guía para los transportistas, operadores logísticos y personal de almacén, facilitando el control, seguimiento y cumplimiento de las entregas.

Esta opción se encuentra localizada en los Módulos de Ventas y Almacenes, en el listado de Movimientos

Al ingresar el sistema desplegará un listado de las hojas de ruta registradas en el sistema, donde se detalla: Fecha de confección, Número del comprobante, Referencia, Transporte, Estado y Adjuntos.

Cada hoja de ruta tiene las opciones Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para registrar una nueva Hoja de Ruta: debemos cliquear en   Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

 Descripción detallada de los campos:

* Talonario: de la hoja de ruta a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Oprimiendo  se desplegarán las opciones disponibles de elegir

Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar el sistema da el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante", debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la hoja de ruta.

 Para la carga de un nuevo talonario, dirigirse a Módulo Ventas>>Hoja de Ruta>>Talonario.

* Número: en este campo, el sistema asignará automáticamente el número correlativo del comprobante a emitir, de acuerdo con el talonario seleccionado.

* Fecha: se refiere a la fecha de confección de la hoja de ruta (Selección de Fechas)

* Estado: mediante este campo es posible indicar el estado de avance de la hoja de ruta. Al hacer clic sobre el selector  , se desplegarán las opciones predefinidas en el sistema para su correspondiente asignación.

* Responsable: es la persona que confecciona la orden de despacho, por defecto el sistema establece al usuario actual.

 Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)

* Referencia: detalle breve mediante el cual se identifica el contenido de la hoja de ruta. Este atributo se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema. 

* Sucursal: ingresar el nombre de la sucursal de la empresa con la que se está trabajando.

 La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Domicilio: en este campo se debe ingresar dirección legal de la sucursal. 

* Transporte: se indica el vehículo con el cual se realizará la entrega del producto. Si el transporte no se encuentra en el listado predefinido, se lo puede ingresar mediante el icono  (el cual redirige a Módulo Empaque>>Archivo>>Transporte) (Modo Selección)

* Chofer y Documento del Chofer: indica la persona responsable de la entrega del producto.

* Observaciones: campo de texto, donde se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con la hoja de ruta, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

* Capacidad Transporte: el sistema indicara cuánto peso puedes transportar según el tipo de carga que manejes y el transporte seleccionado.

* Peso Total: el sistema indicara el peso total de la carga a transportar.

* Diferencia: en este casillero, el sistema muestra el resultado de la resta entre la Capacidad Transporte y el Peso Total.

Una vez completados los campos se debe cliquear en Continuar

Se habilitará la pestaña Ítems, la cual permitirá cargar los distintos envíos que se registrarán en la hoja de ruta.

Para incorporar un nuevo ítem a la hoja de ruta, no vinculado a ningún comprobante existente en el sistema, se deberá hacer clic en el botón “Nuevo”, lo que permitirá registrar manualmente la información del envío directamente en la hoja de ruta.

De esta manera, el sistema desplegará la pantalla correspondiente, mostrando el formulario requerido para completar con los datos del ítem que se desea cargar

 Descripción de los campos

* Tipo: mediante  en este campo se debe indicar el destinatario del envío, pudiendo seleccionarse entre Cliente, Proveedor o Libre.

* Fecha: en este campo, el sistema asignará automáticamente la fecha actual, que se considerará como la fecha de registro del ítem.

* Nombre / Razón Social: Ingresar el nombre del cliente o proveedor respectivo (Modo Selección)

* Sucursal: en este campo se debe indicar la sucursal de la empresa a la cual se realizará el envío (Modo Selección)

* Dirección: en este campo se debe ingresar la dirección legal de la sucursal correspondiente al envío

* Observación: campo de texto, donde se pueden agregar comentarios extras acerca del envió  

* Primer Horario y Segundo Horario: mediante estos campos se deben indicar los horarios disponibles del cliente o proveedor en los cuales se puede recibir el envío.

Una vez completados los campos requeridos, se debe oprimir en Aceptar 

El ítem cargado se visualizará en la pantalla principal de la hoja de ruta, detallándose: Orden, Número, Fecha de Registro, Tipo de Comprobante, Nombre / Razón Social, Dirección, Observación, Teléfono, Horarios, Tipo destino, Productos, Motivo falta de entrega, Monto Compra, Saldo Previo, Total Adecuado, Monto Pago y Monto Vuelto 

Cada ítem de la hoja de ruta tendrá las opciones las Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

También será posible asociar a la hoja de ruta comprobantes previamente registrados en el sistema. Para ello, se debe hacer clic en el botón “Nuevo Comprobante”, lo que permitirá seleccionar y vincular los comprobantes existentes al registro de la hoja de ruta.

Como consecuencia el sistema desplegará la siguiente pantalla, a través de la cual busca

Cada ítem de la hoja de ruta se puede eliminar, seleccionado los mismos y luego oprimiendo