Orden de Despacho

Introducción

Mediante esta opción se realiza el registro y control de las órdenes de despacho generadas internamente por la empresa, permitiendo su seguimiento y administración dentro del sistema

Esta opción se encuentra en los Módulos de Ventas, Producción y Almacenes, dentro del listado de Movimientos 

¿Qué es una Orden de Despacho?

 Es un documento interno que una empresa utiliza para autorizar y registrar la salida de productos, materiales o mercadería desde un depósito, almacén o centro de distribución hacia un cliente, una sucursal o un área interna.

Al ingresar el sistema desplegará un listado de las ordenes de despacho registradas en el sistema, detallándose: Fecha de emisión de la orden, Número del comprobante, Referencia, Cliente y Estado.

Cada orden de despacho tiene las opciones Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para Registrar un Nueva Orden de Despacho: debemos cliquear el botón  Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente pantalla con los atributos a completar 

Descripción detallada

* Talonario: de la orden de despacho a emitir, pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Al cliquear sobre, se desplegarán las distintas opciones. Si no existe un talonario, al cliquear en el botón Continuar el sistema da el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante", debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la orden de despacho. Para la carga del talonario ver la opción Talonario.

* Numero: campo en el cual el sistema asignará automáticamente el número del comprobante a emitir, según el talonario seleccionado por el usuario

* Fecha: ingresar la fecha de confección de la orden de despacho, por defecto el sistema la fecha actual (Selección de Fechas)

* Estado: al seleccionar , se desplegará un listado de estados disponibles que permiten indicar en qué etapa del proceso se encuentra la orden de despacho dentro del sistema

* Responsable: es la persona que confecciona la orden de despacho, por defecto es el usuario actual. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo en el sistema cliquear el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados)

* Responsable: corresponde a la persona encargada de confeccionar la orden de despacho. Por defecto, se asigna el usuario actual. Este individuo debe estar previamente registrado en el sistema; sino para agregarlo, haga clic en el ícono  (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)

* Referencia: ingresar breve detalle mediante la cual se identifica el contenido de la orden de despacho. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema 

* Cliente: seleccionar la entidad o persona a la cual se realizará el trabajo. Si el cliente no se encuentra registrado, se lo puede dar de alta mediante el ícono  sin necesidad de salir de la pantalla orden de trabajo. (Modo Selección)

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal de la empresa en la que se está trabajando (Modo Selección)

* Depósito: mediante  seleccionar el depósito de donde se descontará el stock de los artículos empleados en la orden. Este dato es importante si vuestra empresa posee varios depósitos donde almacena los artículos.

Los depósitos se predefinen en el sistema, mediante el Módulo Almacenes>>Archivo>>Depósito

* Domicilio: corresponde a la dirección legal del depósito. Este campo se completa automáticamente según la información registrada en la ficha de datos del depósito dentro del sistema

* Lugar de Entrega: ingresar la dirección o ubicación específica donde debe entregarse el despacho.

* Observaciones: campo de texto, donde se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con el despacho, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

 Al final de completar los campos, oprimir el botón de Continuar

Una vez completados los datos previos, el sistema habilitará la pestaña ‘Ítems’, desde la cual se podrá proceder a la selección y carga de los ítems correspondientes en la orden de despacho

Deberemos cliquear en el botón "Ítems Pendiente de OT (orden de trabajo)", mediante el cual accederemos a una pantalla para la correspondiente selección de productos 

En esta pantalla se presentan distintos filtros (por Número de Orden de Trabajo, Referencia, Centro de Costo, entre otros), mediante los cuales es posible reducir el número de ítems que el sistema devolverá como resultado de la consulta.

Una vez establecidos los filtros, oprimir el botón de Filtrar

De esta manera sistema mostrará un listado consolidado de los ítems correspondientes a las distintas Órdenes de Trabajo y/o Pedidos de Cliente que se encuentren en estado en curso. Para cada ítem se visualizarán los siguientes datos: número de ítem, código, concepto, cantidad solicitada, cantidad entregada y cantidad de origen.

Se seleccionará los productos que desea incorporar a la orden de despacho mediante el casillero de selección correspondiente. Asimismo, en la columna “Cantidad” podrá definir la cantidad a despachar para cada producto seleccionado. Luego oprimir en el botón Guardar 

Todos los ítems seleccionados podrán visualizarse en la pantalla principal de la orden de despacho correspondiente, dentro de la pestaña “Ítems”.

Mediante el ícono  será posible eliminar del listado cualquier ítem.

Cada ítem presenta el ícono  mediante el cual se accede a una pantalla en la que se detalla el stock por lote del producto en los distintos depósitos de la empresa.

Finalmente, se deberá oprimir el botón Guardar (F2) para finalizar el proceso de registro. El sistema validará la información ingresada y, en caso de no detectarse inconsistencias, procederá a guardar la orden de despacho, dejando los datos correctamente registrados.