Orden de Trabajo / Pedido Cliente

Introducción 

Guía para generar una orden de trabajo / Pedido Cliente.

Que es una Orden de Trabajo

Es un documento interno que indica el área operativa que debe realizar una determinada tarea reflejada en: entrega de equipamiento y/o prestar un servicio al cliente.

Al ingresar, aparecerá un listado de las ordenes de trabajo/Pedido Clientes registrados en el sistema, detallando: Fecha de emisión, Número del comprobante, Referencia, Cliente, Responsable, Estado del comprobante, Abierta, Adjuntos y Monto Total.

Cada orden de trabajo tiene las opciones Editar   y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Como generar una Orden de Trabajo (OT)

Se puede generar de dos maneras:

• Ingresando al Módulo Ventas, en la opción Orden de trabajo. Una vez adentro dar clic en   Nuevo (F7)
• A partir de un presupuesto, una vez que el cliente acepta la propuesta, se deberán seleccionar los bienes que desea adquirir y hacer clic en Generar Orden de Trabajo. El cliente puede optar por adquirir todos, uno o varios ítems del presupuesto, sin necesidad de aceptar un grupo completo

En el caso de seleccionar la primera opción, al hacer clic en  Nuevo (F7)  el sistema desplegará la pantalla correspondiente para la carga de datos: 

Los atributos de la pantalla son:

* Talonario: de la orden de trabajo a emitir. Pueden existir varios talonarios, por defecto el sistema el sistema establece uno determinado.

Si no se dio de alta al talonario, al cliquear en Continuar el sistema muestra el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante", debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar la orden de trabajo. Para la carga de un nuevo talonario remitirse a la opción Módulo Ventas>>Archivos>>Talonario.

* Numero: el sistema ingresará automáticamente el número o código que identifica el talonario del que proviene esta orden de trabajo, una vez seleccionado el mismo en el campo anterior. 

* Fecha: se refiere a la fecha de registro de la orden de trabajo en el sistema (Selección de Fechas)

* Estado: al apretar  se desplegarán distintas opciones, para poder indicar en qué etapa del proceso o se encuentra la orden de trabajo. Es importe aclarar que este campo se podrá editar, después de haber oprimido Continuar (por defecto, su estado será: Iniciado) habiendo quedada guardada la orden en el sistema

* Responsable: ingresar la persona que confecciona la orden de trabajo, por defecto es el usuario actual. Dicho empleado, debe haber sido cargado en el sistema previamente, sino para agregarlo dirigirse a Módulo Recursos Humanos>>Recursos Humanos>>Empleados (Modo Selección)

* Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la orden de trabajo. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema

* Cliente: se debe indicar a quien se realizará el trabajo respectivo. Si el cliente no se encuentra registrado, se lo puede dar de alta mediante el icono sin necesidad de salir de la pantalla de orden de trabajo (Modo Selección)

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal de la empresa en la que se está trabajando. La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Domicilio: corresponde a dirección legal de la sucursal. El sistema completará de forma automática este campo, de acuerdo a lo que figura en la ficha de datos del cliente (este dato figura en el apartado de "Sucursales" de la ficha)

* Condición de Pago: el sistema traerá la condición establecida para dicho cliente seleccionado. En el caso de que si la orden de trabajo se generó desde un presupuesto, la orden de trabajo tomará el atributo de este mismo. 

La condición puede ser modificada, mediante la opción desplegable  se puede visualizar todas las condiciones de pagos predefinidas en el sistema. En el caso de querer de agregar una nueva condición de pago en el sistema, dirigirse a Módulo Ventas>>Archivos>>Condición de Pago.

* Descuento por condición de pago (%): el descuento indicado tiene carácter informativo (ya que no es editable desde esta pantalla) y se aplica a cada ítem de la orden de trabajo. Por defecto, el sistema carga el descuento asociado a la condición de pago seleccionada

* Descuento compra (%): este campo permite definir un porcentaje de descuento que se aplicará al precio de compra de cada ítem de la orden de trabajo/ pedido de cliente.

* Descuento general (%): el sistema indica cuanto es el porcentaje de descuento total, resultante del Descuento compra(%) y Descuento por condición de pago (%), sobre el precio de compra. 

* Plazo Pago: indicar el tiempo acordado para que se realice el pago de la orden de trabajando.

* Plazo de Entrega y Vencimiento: fecha en que se realizará la entrega del producto. Al indicar el plazo de entrega automáticamente el sistema calcula la fecha de vencimiento, o bien se indica la fecha de vencimiento  y el sistema calculará el plazo de entrega. (Selección de Fechas)

* Centro de Costo: se debe establecer la entidad de la empresa a la cual se le asigna los costos de los ítems 

El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregarlo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo (Modo Selección)

* Anticipo (%): establecer la cantidad de dinero que se ha pagado por adelantado por pate del cliente.

* Depósito: indicar el depósito de donde se descontará el stock de los artículos empleados en la orden. Este dato es importante si vuestra empresa posee varios depósitos donde almacena los artículos. Los depósitos se predefinen mediante el Módulo Almacenes >>Archivo>>Depósito. Mediante la opción desplegable  se listan los depósitos predefinidos para su selección.

* Orden de Contrato: mediante este campo se puede asociar la facturación de la orden de trabajo a un contrato puntual y llevar el control del mismo. Mediante el ícono  se tiene un atajo a la pantalla de Contratos/O. Compra (Modo Selección)

* Orden de Compra: campo de tipo texto destinado a registrar el número de la orden de compra asociada a la orden de trabajo, en los casos que corresponda (Modo Selección)

* Sector: en este campo se debe  indicar el área de la empresa que será la encargada de realizar la tarea. Mediante la opción desplegable se listan los sectores predefinidos. Para dar de alta un sector remitirse al menú Configuración>> Configuración Empresa >> Sector.

* Moneda: mediante   seleccionar la moneda base, en la cual se expresará de la orden de trabajo.

 En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas. 

* Cotización: en el caso de haber seleccionado una moneda extranjera, en este campo se debe ingresar el valor de dicha moneda en relación con la moneda local al momento de emitir la orden de trabajo (Modo Selección)

 Mediante el icono , se puede ingresar una nueva cotización en el sistema.

* Contacto: individuo, representante de la empresa/cliente, que fue quien se contactó (Modo Selección)

* Transporte: se indica el vehículo con el cual se realizará la entrega del producto. Si el transporte no se encuentra en el listado predefinido, se lo puede ingresar mediante el icono  (Modo Selección)

* Chofer y Documento del Chofer: indicar la persona responsable de la entrega del producto. 

* Lista de Precios: establecer la lista de precios vinculada al cliente al cual se realiza la orden de trabajo. Oprimiendo  se desplegarán las opciones disponibles para seleccionar.  

 Dicha Lista de Precios debe encontrarse registrada en el sistema, sino para cargar una nueva lista dirigirse a Módulo Ventas>>Productos>>Lista de Precios

* Calcula los Impuestos: cliqueando este casillero, se le indica al sistema que calcule las percepciones que afectarán a la orden de trabajo en elaboración.

* Consignación: si te tilda este casillero, se indica que el envío va destinado a una persona o empresa (el consignatario) para que los venda, sin que la propiedad de los bienes se transfiera inmediatamente. Se mantendrá la titularidad hasta que el consignatario efectúe la venta

* Casilla de selección Abierta: se seleccionará este casillero, para el caso de que orden de trabajo sea del tipo abierta. Para más detalle remitirse a Orden de Trabajo tipo Abierta.

TIP: Una orden de compra abierta (también llamada Open Purchase Order) es un tipo de orden que una empresa emite a un proveedor sin especificar todas las cantidades o fechas exactas de entrega en el momento de su creación

* Fija Precio: al activar este casillero, se garantiza que, al momento de la facturación, se conservará el valor de los productos previamente definido en el presupuesto u orden de trabajo. Si el casillero está desactivado, la facturación tomará los valores vigentes de los productos en el sistema, basados en el precio de lista registrado en la ficha de datos de cada producto

Tip importante: en caso de que los ítems presenten descuentos, se deberá tildar la opción fijar precio para que el sistema traslade los valores con descuento a la factura.

 Tip: se puede predefinir como parámetro que la empresa fije precio a las órdenes de trabajo, accediendo al Módulo Administración>>Administración de Empresas>>Empresa. Allí  se debe tildar la casilla Fija Precio Orden de Trabajo, por lo cual automáticamente al generarse las ordenes de trabajo el sistema traerá tildado dicho casillero, el que puede ser modificado. 

Una vez completados todos los campos, seleccione la opción Guardar (F2) para registrar la orden de trabajo en el sistema.

Una vez registrada la orden de trabajo, se puede actualizar su estado de Iniciado a En Curso para reflejar que la orden se encuentra actualmente en proceso de ejecución

Tip importante: si una OT tiene ítems en dólares y en pesos, debemos poner que la OT es en dólares. Tomará la cotización de la fecha que tiene la OT. Luego cuando seleccionemos los ítems que se van a facturar (Paso 4: facturas clientes), pondremos que esa factura es en pesos. Esto hará que los ítems que eran en pesos queden en pesos iguales; y los que son en dólares se pondrán en pesos al valor de cotización de la fecha que se está facturando.

Luego desde la OT podemos ir registrando tanto la entrega de los bienes o servicios, como la facturación de los mismos.

Para cargar productos en la orden de trabajo se debe cliquear en el botón "Nuevo (F9)" o "Requerimiento Interno". En este último se listan todos aquellos artículos de requerimiento interno pendientes a conseguir

Al proceder con la primera opción "Nuevo (F9)", se desplegará la siguiente pantalla a completar:

>> Datos ítem

* Descripción: en este campo se debe ingresar el nombre del producto/ítem. En el caso de que si el producto/ítem es nuevo (no se encuentra cargado en el sistema) tildar el casillero que dice “Libre” y escribir el nombre del articulo.

Mediante el ícono  se accede a la lista de artículos en el sistema, por si se quiere registrar uno nuevo (Modo Selección) 

Estado: campo de ayuda visual que informa al usuario sobre la situación del artículo. Por ejemplo, si el artículo debe adquirirse a un proveedor, el campo mostrará A Comprar; si el artículo se fabrica internamente, mostrará Construcción.

El estado de cada artículo se define en su ficha de datos, y los distintos estados disponibles pueden ser configurados por el usuario según los requerimientos.

* Detalle: campo de texto, en el cual debe figurar una especificación detallada del artículo.

* Cantidad: ingresar el número de unidades del artículo, a cargar en la orden de trabajo/ pedido de cliente. 

* Unidad: mediante  seleccionar la unidad de medida, con la cual se cuantifica dicho artículo. Mediante  se puede cargar una nueva unidad en el sistema. 

* Precio Unitario: establecer el costo de una sola unidad del artículo. El sistema traerá el precio que figura en la ficha de datos del articulo por defecto. En el casillero siguiente se debe seleccionar mediante  la moneda en que se expresará dicho precio.

* Descuento (%): establecer el descuento (en porcentaje) que afectará al precio total de todas las unidades.

* Descuento Total: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero cuantifica en dinero dicho descuento. 

* Precio Unitario con Descuento: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero indicará el precio unitario del articulo equivalente.  

* Tasa: cliqueando  establecer la tasa con la cual se verá afectado el artículo (Alícuota del 21%, Redondeo, etc.)

* Centro de Costo: este campo permite asociar a un centro de costo determinado de la empresa, los costos derivados del articulo seleccionado

El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregar uno nuevo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo  (Modo Selección)

* Fecha de Necesidad: establecer la fecha en la que un artículo o producto debe ser entregado (Selección de Fechas)

* Fija Precio: cliqueando este casillero, se establece que se mantendrá el precio del ítem en comprobantes generados a partir de este comprobante, sin importar la variación de precio de lista del mismo

* Moneda Costo: especifique en qué moneda se está registrando el costo del artículo. Oprimiendo  se desplegarán las opciones predefinidas.

* Precio Costo: el sistema indicará el precio de costo de todas las unidades, considerando el Descuento (%) y Moneda Costo establecido.

* Observaciones: campo de texto, donde se pueden agregar comentarios extras acerca del ítem.

>> Detalle Stock

* Pendiente Recepción: el sistema indicará el estado actual del artículo en términos de su recepción (cantidad), de acuerdo a las operaciones registradas en el sistema. 

* Comprometido: el sistema indicará la cantidad de unidades de un artículo que han sido reservadas o asignadas para un pedido o cliente, pero que aún no han sido entregadas o consumidas.

* Actual: en este campo, el sistema indicará la cantidad total de unidades de ese artículo que están actualmente en stock.

* Disponible: el sistema indicará la cantidad de unidades del articulo efectivas para seguir vendiendo, haciendo un balance entre las existentes actuales en el stock, las comprometidas y las pendientes a recibir.

 * Detalle Stock: al oprimir este botón, desplegará una ventana con el detalle del stock del producto en los distintos depósitos de la empresa, siempre y cuando existan unidades disponibles en dichos depósitos

Para completar la carga de cada ítem, se deberá presionar Guardar (F2).

Este procedimiento se repetirá hasta incorporar todos los ítems de la Orden de Trabajo. Una vez finalizada la carga de todos los ítems, se deberá presionar  Finalizar Carga (F12) para concluir el proceso de ingreso general.

Los ítems cargados se encontrarán ordenados en una lista en la pantalla principal. Cada ítem tendrá las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para procesar los ítems de la orden de trabajo, primero se deben seleccionar los artículos mediante su casillero selector. A continuación, se puede optar por:

• Remito Cliente: registra únicamente la entrega de los artículos al cliente, generando el comprobante de entrega correspondiente sin afectar la facturación.
• Facturar: genera la factura de venta correspondiente a los ítems seleccionados, registrando automáticamente la transacción en el sistema contable y actualizando el inventario según corresponda

>> Archivos 

En esta sección podemos cargar los distintos documentos relacionados a la orden de trabajo/ pedido de cliente

Para cargar un archivo, se debe cliquear en  , mediante el cual se accede a la siguiente pantalla donde se debe subir el archivo y completar datos del mismo.

* Tipo: mediante  se desplegarán las opciones de archivos que se pueden adjuntar, de las cuales se debe seleccionar la correspondiente. 

* Nombre: campo donde se debe subir el archivo. 

* Descripción: campo donde se realiza el detalle del archivo que se desea asociar a la orden de trabajo

* Carpeta destino: del archivo que se adjunta. 

Una vez finalizado de completar los campos, oprimir en Guardar

Los archivos que vayamos subiendo, se ordenarán en una lista en la pantalla principal de la orden de trabajo. 

* Importar ítems: Mediante esta opción el usuario podrá importar ítems desde archivos externos para incorporarlos en la orden de trabajo. Al seleccionar la opción, el sistema desplegará una pantalla específica que permitirá realizar la carga e integración de dichos ítems.

Una vez elegido el archivo y asegurarse que cumpla con el formato establecido, oprimir en Importar