Presupuesto

Introducción

Guía paso a paso para crear un nuevo presupuesto de venta.

Que es un presupuesto de Venta

El presupuesto de venta es el documento que realizamos para un cliente (actual o futuro), mediante el cual cotizamos productos y/o servicios para una posible venta.

Como generar un nuevo presupuesto

Al ingresar se nos abrirá un listado de los presupuestos ya realizados, donde se detalla: Número del presupuesto, Fecha de emisión, Referencia, Cliente, Sucursal, Estado, Adjuntos, Total Neto Gravado, Monto Total. 

Cada presupuesto tiene las opciones Editar  y Eliminar  estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Para Registrar un Nuevo Presupuesto: debemos cliquear en  Nuevo (F7), por lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

Se deberán completar todos los campos requeridos  para completar el encabezado, luego presionar Continuar , y se procederá la carga de los grupos del presupuesto presionando nuevo grupo. 

Si se emplea la opción Desde Empresa Grupo se puede copiar el presupuesto proveniente de otra empresa.

Descripción detallada

>> Datos Generales

* Talonario: del presupuesto a emitir. Pueden existir varios talonarios, al operador se le asigna un talonario por defecto. Al cliquear en el ícono  se desplegarán las opciones de talonario disponibles. Si no existe un talonario, al cliquear en Continuar el sistema dará el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante", debiéndose proceder a la carga del mismo para poder confeccionar el presupuesto.

 Para la carga de un nuevo talonario ver la opción Módulo Ventas>>Archivos>>Talonario.

* Numero: campo en el cual el sistema asignará automáticamente el número del comprobante a emitir, según el talonario seleccionado por el usuario

* Fecha: se refiere a la fecha de confección del presupuesto, por defecto el sistema establece la fecha actual (Selección de Fechas)

* Estado: en este campo se podrá indicar cual es el estado de avance del presupuesto. Oprimiendo  se desplegaran las opciones disponibles para elegir 

 Es importante aclarar que se podrá modificar este campo una vez se haya oprimido Continuar, por lo cual se habrá guardado el presupuesto en el sistema

* Vendedor: ingresar a la persona que confeccionó el presupuesto. Se debe seleccionar entre los usuarios que fueron predefinidos como vendedores mediante la opción Módulo Venta>>Archivos>>Vendedores. Si se quiere agregar un nuevo vendedor oprimir  (Modo Selección)

* Referencia: mediante la cual se identifica el contenido de la cotización. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema 

* Sector: se refiere al área de la empresa que será la encargada de realizar la tarea. Mediante la opción desplegable  , se selecciona entre los sectores predefinidos. Si se requiere agregar un nuevo sector, remitirse al menú Configuración >> Configuración Empresa >> Sector.

* Cliente: se debe indicar a quien se dirige el presupuesto. Si el cliente no se encuentra registrado, se lo puede dar de alta mediante el icono sin necesidad de salir de la pantalla de presupuesto (Modo Selección)

* Sucursal: indicar el nombre de la sucursal de la empresa del cliente en la que se está trabajando.

La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)

* Domicilio: corresponde a la dirección legal de la sucursal, la establecerá de forma automática el sistema una vez indica la sucursal en el campo anterior (de acuerdo a lo que figura en la ficha de datos del cliente) 

* Condición de Pago: el sistema traerá automáticamente la condición preestablecida para dicho cliente seleccionado, la que puede ser modificada. Mediante la opción desplegable  se puede seleccionar entre las condiciones de pago predefinidas. En el caso de querer de agregar una nueva condición de pago en el sistema dirigirse a Módulo Ventas>>Archivos>>Condición de Pago.

Las condiciones de pago tienen asociados descuentos, al seleccionar la condición el sistema trae el descuento que tenga asociada la misma.

* Condición de Mant. (Mantenimiento de Oferta): en este campo se registra la vigencia del presupuesto, es definir por cuanto tiempo vamos a mantener estos precios que estamos emitiendo, puede ser política de la empresa o atención a los clientes. Este tiempo puede estar preestablecido o lo agregamos en el momento.

* Mantenimiento días: establecer la cantidad de días de mantenimiento, a partir de la cual el sistema determina la fecha en calendario de vencimiento de vigencia del presupuesto. 

* Vencimiento: el sistema indicará la fecha a partir de la cual, la vigencia del presupuesto se termina (Selección de Fechas)

* Contacto: se puede indicar la persona a quien se dirige el presupuesto. Si la persona no se encuentra registrada, se la puede dar de alta mediante el icono.

* Plazo Pago: indicar la cantidad de días en los cuales se debería recibir el pago por parte del cliente.

* Plazo de Entrega: se indica la cantidad de días en la cual se entregará el producto o realizará el servicio presupuestado

* Impresión no Incluye IVA: Este casillero permite configurar si la cotización se imprimirá con o sin la inclusión del IVA. En caso de requerir que el IVA no sea incluido, el usuario deberá activar esta opción. Al hacerlo, la impresión reflejará la leyenda ‘Valor más IVA’ o ‘Los precios no incluyen IVA’, según corresponda

* Moneda base del presupuesto: se debe seleccionar la moneda base del comprobante. Oprimiendo el icono  se desplegarán las opciones predefinidas.

 En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas. 

* Moneda conversión: en el caso de elegir como moneda base una moneda extranjera, en este campo aparecerá su conversión en la moneda local.

 Si se quiere cargar una nueva cotización en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Cotizaciones

* Descuento (%): el sistema traerá el descuento que tenga asociado la condición de pago seleccionada, el cual será trasladado a las distintas alternativas del presupuesto, pudiendo ser editable. En el caso de que la condición de pago no tenga asociada un descuento, en este campo se puede ingresar manualmente uno 

* Anticipo: establecer la cantidad de dinero que se ha pagado por adelantado, en los casos en que corresponda. 

 * Lista de Precios: establecer mediante   la lista de precios vinculada al cliente que se está confeccionando el presupuesto.

 En el caso de querer agregar una nueva lista de precio de los productos, dirigirse a Módulo Ventas>>Productos>>Lista de Precios.

* Fija precio OT: cliqueando este casillero, nos fijará el precio del presupuesto a la hora de generar el comprobante de orden de trabajo (OT) del mismo. (Por ejemplo: si confeccionamos un presupuesto, cargándole determinados ítems, y luego se cambian los precios de los respectivos ítems, se mantiene el precio inicial del presupuesto)

* Calcula Impuestos: cliqueando este casillero, se le indica al sistema que calcule las percepciones que afectarán al presupuesto en elaboración.

Tip importante: Al cargar el cliente al que le estamos realizando el presupuesto podemos asociarlo con un descuento ya predeterminado con ese cliente y además nos trae por defecto la condición de pago que tiene asociada ese cliente.

Dentro del presupuesto podemos estipular por cuanto tiempo vamos a mantener estos precios que estamos emitiendo en la opción “Condición de mantenimiento”.

Carga de ítems del presupuesto

La carga de los ítems a presupuestar se realizará mediante la creación de grupos. Dichos grupos pueden conformarse por conjuntos de bienes con características similares o por categorías diferenciadas según el tipo de ítem a presupuestar; por ejemplo, separar bienes físicos de servicios.

Para la carga de un grupo, haremos clic en el botón “Nuevo grupo”.

De esta manera, el sistema desplegará la siguiente pantalla, la cual deberá ser completada por el usuario:

 Cada grupo posee los siguientes atributos:

* Descripción: detalle breve mediante la cual se diferencian las distintas alternativas o agrupaciones del presupuesto. Por Ejemplo: bienes de alta gama, bienes de baja gama.

* Moneda base: mediante  se debe indicar la moneda en la que se expresara el grupo. 

  En el caso de querer agregar una nueva moneda en el sistema, dirigirse a Configuración>>Configuración Económica>>Monedas. 

* Copiar Grupo: mediante esta opción podemos copiar los datos de otros grupos que ya estén cargados en el presupuesto que estamos confeccionado

* Desc. Condición Pago (%): mediante  se debe indicar descuento aplicado sobre el precio del grupo, asociado  a la condición de pago seleccionada, el mismo se desplegara en el casillero siguiente.

* Desc. Cliente (%): mediante  indicar el descuento habitual asignado al cliente (dato extraíble de la ficha del cliente), el mismo se desplegara en el casillero siguiente.

En el caso de que el cliente no tenga asociado un descuento predefinido, mediante el ícono  se puede acceder a la ficha de datos del mismo para cargarlo.

 Una vez completados los campos, oprimir en Continuar. 

De esta manera se desplegará la pestaña "Ítem de Grupo", a través de la cual cargaremos los distintos ítems del grupo.

Procederemos a la carga de ítems presionando el botón Nuevo, pudiendo este ítem abarcar un solo un producto o varios

>> Datos ítem

* Descripción: en este campo se debe ingresar el nombre del producto/ítem. En el caso de que si el producto/ítem es nuevo (no se encuentra cargado en el sistema) tildar el casillero que dice “Libre” y escribir el nombre del articulo.

Mediante el ícono , se accede a la lista de artículos en el sistema, por si se quiere cargar uno nuevo. (Modo Selección) 

* Estado: campo de ayuda visual para el usuario, a través del cual el sistema le indica al usuario, por ejemplo, si dicho artículo se comprar a proveedor, en este caso campo indicará "A Comprar", o si dicho artículo se fabrica dentro de la empresa, en dicho caso el campo indicará en "Construcción". 

El estado de un artículo se encuentra definido en la ficha de datos del mismo. Pero los distintos estados que puede tener un artículo son configurables para el usuario 

* Detalle: campo de texto, en el cual debe figurar una especificación detallada del artículo.

* Cantidad: ingresar el número de unidades del artículo, a cargar en el presupuesto.

* Unidad: mediante  se debe seleccionar la unidad de medida en la que se cuantifica ese artículo. Mediante  se puede cargar una nueva unidad en el sistema. 

* Precio Unitario: establecer el costo de una sola unidad del artículo. El sistema traerá el precio que figura en la ficha de datos del articulo por defecto. En el casillero siguiente se debe seleccionar mediante  la moneda en que se expresará dicho precio.

* Descuento (%): establecer el descuento (en porcentaje) que afecta al precio total de todas las unidades del articulo

* Descuento Total: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero cuantifica en dinero dicho descuento. 

* Precio Unitario con Descuento: una vez establecido el Descuento (%), el sistema en este casillero, indica el precio unitario del articulo equivalente.  

* Tasa: cliqueando  establecer la tasa con la cual se verá afectado el artículo.

* Centro de Costo: este campo permite asociar a un centro de costo determinado de la empresa, los costos derivados del articulo seleccionado

El centro de costo a seleccionar debe estar cargado en el sistema, en el caso de querer agregar uno nuevo dirigirse a Módulo Ventas>>Movimientos>>Centro de costo  (Modo Selección)

* Fecha de Necesidad: establecer la fecha en la que el artículo o producto debe ser entregado al cliente (Selección de Fechas)

* Fija Precio: cliqueando este casillero, se establece que se mantendrá el precio del ítem en comprobantes generados a partir de este comprobante, sin importar la variación de precio de lista del mismo

* Moneda Costo: especifique en qué moneda se está registrando el costo del artículo. Oprimiendo  se desplegarán las opciones predefinidas en el sistema

* Precio Costo: el sistema indica el precio de costo de todas las unidades, considerando el Descuento (%) y Moneda Costo establecidos

* Observaciones: campo de texto, donde se pueden agregar comentarios extras acerca del ítem.

>> Detalle Stock

* Pendiente Recepción: el sistema indicará el estado actual del artículo en términos de su recepción (cantidad), de acuerdo a las operaciones registradas en el sistema. 

* Comprometido: el sistema indicará la cantidad de unidades de un artículo que han sido reservadas o asignadas para un pedido o cliente, pero que aún no han sido entregadas o consumidas.

* Actual: en este campo, el sistema indicará la cantidad total de unidades de ese artículo que están actualmente en stock.

* Disponible: el sistema indicará la cantidad de unidades del articulo efectivas para seguir vendiendo, haciendo un balance entre las existentes actuales en el stock y las pendientes a recibir.

Una vez completados los campos del artículo/servicio, oprimimos el botón Guardar (F2).

“Los artículos o servicios ingresados no serán visualizados nuevamente hasta completar el proceso de carga. La operación de incorporación de ítems finaliza al seleccionar el botón Finalizar Carga. En ese momento, el sistema mostrará todos los ítems registrados en el grupo dentro del presupuesto.

Cada ítem tiene la opciones editar  y eliminar  ,  estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Una vez cargados todos los ítems del grupo oprimir Guardar, y Cerrar (F12) para volver a la pantalla principal del presupuesto.

Repetiremos los pasos anteriores para la carga de los grupos necesarios.

Cuando volvamos a la pantalla principal del presupuesto, cada Grupo confeccionado tendrá las opciones de Editar  y Eliminar  

Una vez finalizada la carga de los grupos, se deberá modificar el estado del presupuesto de Iniciado a Emitido, quedando el mismo en condición de espera hasta recibir la respuesta del cliente.

La tarea de controlar los presupuestos se puede realizar desde el reporte de presupuestos.  

Generación de Pedidos de Cotización y Comparativa de Costos

Una vez que el presupuesto ya fue confeccionado y contiene al menos un grupo con ítems cargados, el sistema habilita la funcionalidad Generar Pedido Cotización. Esta opción permite tomar productos incluidos en el presupuesto y generar, a partir de ellos, un comprobante independiente de Pedido de Cotización, destinado a solicitar precios a uno o más proveedores. De esta manera, el presupuesto deja de ser solamente una propuesta comercial armada para el cliente y pasa a funcionar también como punto de partida para relevar costos de compra sobre los productos que lo integran.

La finalidad de esta funcionalidad es permitir que, a partir de un mismo presupuesto, puedan generarse distintas solicitudes de cotización hacia proveedores diferentes, conservando la relación entre los productos presupuestados y el circuito posterior de análisis de costos. Esto resulta especialmente útil cuando los ítems incluidos en el presupuesto deben ser comprados a terceros o cuando se necesita comparar distintas ofertas antes de definir los precios finales que serán utilizados en la operación comercial.