Remito a Clientes

¿Qué es un Remito?

Un remito es un documento comercial que el vendedor emite y entrega al cliente con la mercancía despachada. Su función principal es dejar constancia de la entrega y recepción de productos o servicios.

En el sistema, esta opción te permite registrar las entregas de mercancía a clientes, lo que a su vez modifica el stock de los artículos enviados.

Al ingresar, verás una lista de los remitos ya creados, con detalles como: Número de Remito, Fecha de emisión, Referencia, Cliente y el Estado en el que se encuentran. Puedes editar ! y eliminar !, según tu nivel de autorización.

Importante: Solo podrás generar remitos si existe stock de los bienes que vas a entregar.

Generar un Remito

Los remitos se pueden crear de dos maneras, dependiendo de si están asociados a una orden de trabajo o no.

1. Si el Remito no tiene una orden de trabajo asociada

Para crear un remito sin una orden de trabajo, ve a la opción Remito a Cliente y haz clic en Nuevo (F7).

Se deberán completar los siguientes atributos:

• Talonario: se debe seleccionar el talonario. Pueden existir varios talonarios, cliqueando !, se desplegarán las opciones disponibles. Si no se dio de alta al talonario correspondiente, al cliquear en Continuar, el sistema muestra el siguiente aviso: No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante. Para la carga un nuevo talonario remitirse a la opción Talonario.
• Número: el sistema de forma automática ingresará el número o código que identifica el talonario (seleccionado en el campo anterior) del que proviene este remito.
• Fecha: hace referencia a la fecha de emisión del remito. (Selección de Fechas)
• Estado: al apretar ! se desplegarán distintas opciones, para indicar en qué etapa del proceso se encuentra la orden de despacho. Este campo recién se puede modificar después de haber oprimido Continuar, y por defecto se establece como Iniciado.
• Responsable: es la persona que confecciona el remito, por defecto es el usuario actual. Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono (el cual te redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)
• Referencia: mediante la cual se identifica el contenido del remito. La referencia se emplea para las búsquedas en los listados e informes.
• Cliente: se indica el quien es el receptor del remito. Si el cliente no se encuentra registrado, se lo puede dar de alta mediante el ícono (Modo Selección).
• Sucursal: poner el nombre de la sucursal del cliente en la que se está trabajando. La sucursal debe estar registrada en el sistema, en el caso de querer agregar una nueva dirigirse a Administración>>Administración Empresa>>Sucursales. (Modo Selección)
• Domicilio: el domicilio legal de la Sucursal seleccionada.
• Lugar de entrega: se puede especificar el lugar donde se entregará el producto, si es retirado en la empresa o bien si será entregado en las instalaciones del cliente.
• Centro de costo: se indica el centro de costo/sector que realizó el trabajo. Si el centro de costo no se encuentra entre los predefinidos se lo puede ingresar el ícono)
• Depósito: se especifica de dónde se extraen los productos. Si el depósito no se encuentra entre los predefinidos se lo puede ingresar el ícono )
• Orden de Trabajo: es el número de la orden de trabajo que dio origen al remito. En este caso al no existir una orden de trabajo en el sistema asociada al remito se lo completará manualmente.
• Orden de compra: campo de formato texto donde se registra el Número del Contrato u Orden de Compra.
• Transporte: se indica el vehículo con el cual se realizará la entrega del producto. Si el transporte no se encuentra en el listado predefinido, se lo puede ingresar mediante el ícono)
• Acoplado: En este campo debes indicar el número de acoplado o identificación del acoplado que estás utilizando.
• Chofer, Documento del Chofer: indica la persona responsable de la entrega del producto.
• Moneda: cliqueando ! se debe seleccionar el tipo de moneda en que se emitirá el remito.
• Cotización: ingresar el valor de la moneda extranjera en relación con la moneda local al momento de emitir el remito.
• Bultos: indicar la cantidad total de bultos o paquetes que estás enviando en esta operación.
• Sector: mediante la opción desplegable ! se puede seleccionarse un sector en particular al cual corresponde el remito. Dicho sector debe estar cargado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Configuración>>Configuración Empresa>>Sector.
• Usuario: en el caso en particular de quien reciba la entrega sea un usuario vinculado con la empresa, indicar su nombre. Es importante aclarar que la facturación se realizará a la empresa. En caso de que situación no ocurra, no completar este casillero ni el de Domicilio Usuario.
• Domicilio Usuario: establecer la dirección legal del usuario vinculado con la empresa.
• Consignación: si se tilda este casillero, se indica que el envío va destinado a una persona o empresa (el consignatario), quien lo recibe en nombre del remitente y generalmente es responsable de su entrega final, venta o custodia.
• Observaciones: campo de formato texto, el cual saldrá impreso en el remito. puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con el remito, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

Completados todos los atributos del encabezado del remito oprimir Continuar, nos aparecerá la opción ítems para la carga de los mismos.

1. Es importante que veamos que tenga stock (1) el bien al que le queremos cargar.
2. Si hay, ponemos la cantidad que va a salir y damos clic en el diskette ! (2). Se repiten estas acciones como tantos ítems carguemos.
3. Una vez cargados, damos clic en guardar (3) y habremos finalizado el remito que indica la salida de esos artículos.

Completados los atributos, oprimir Guardar (F2). Cada ítem del remito tiene la opción de Editar ! y Eliminar ! según el nivel de autorización del usuario.

2. Si el remito se asocia a una orden de trabajo

Los remitos se pueden generar de dos formas:

a) Desde la Orden de Trabajo:

1. Ir a la opción Orden de Trabajo, que se debe encontrar en estado: “En curso”.
2. Seleccionar los ítems que vamos a entregar (pudiendo ser todos o algunos).
3. Oprimir el botón Remito de Entrega (2).

Observaremos que el sistema genera el remito, con los datos extraídos de la orden de trabajo.

b) Desde Remito a Clientes:

1. Oprimir Nuevo (F7).

1. Hacer clic en Desde Orden de Trabajo Pendiente, se despliega un listado con todas las órdenes de trabajo pendientes, detallándose: Fecha, Hora, Tipo, Estado, Comprobante, Referencia, Condición Pago, Responsable, Cliente, Monto.
2. Seleccionada la orden de trabajo, oprimir el botón Generar comprobante. El sistema genera el remito tomando los datos de la orden de trabajo.

En ambos casos, el sistema genera automáticamente los datos del encabezado del remito, detallándose: Número de remito, Fecha de emisión del remito, Responsable, Referencia, Cliente, Lugar de entrega, Domicilio, Centro de Costo, Depósito, Número de la orden de trabajo que dio origen al remito, Número de la orden de compra/contrato. Todos estos atributos son editables.

También el sistema genera automáticamente los ítems correspondientes del remito, tomando los datos de la orden seleccionada, detallando: Número de ítem, Número de Orden Trabajo, Código, Concepto, Cantidad, Lote Precio Lista, Descuento (%), Precio con Descuento, Precio Total del artículo; el atributo Lote debe ser seleccionado por el operador. Cada ítem del remito tiene la opción de Editar ! y Eliminar ! según el nivel de autorización del usuario.

Para finalizar el remito, oprimir Guardar (F2).

Notas importantes

• Una vez generado el remito (estado Finalizado), no se lo puede modificar ni cambiar de estado. En caso de haberse generado mal, se tilda la casilla de selección y se lo elimina mediante el ícono !.
• Luego, se debe ir a talonario en el submenú Archivo y modificar el número del próximo remito a emitir, así se continúa con la correlatividad. En caso de que ese remito se haya anulado, se lo elimina, el sistema continuará con el número correlativo al cargarse un nuevo remito.

Detalle completo del proceso

Introducción

Mediante esta opción se registran los remitos confeccionados por la empresa, para las distintas entregas de mercadería a los Clientes. La emisión del remito genera la correspondiente modificación en el stock de los artículos despachados.

¿Qué es un Remito? 

Es un documento mercantil que el vendedor emite y entrega al cliente junto con la mercadería despachada. Su principal función es acreditar la entrega y recepción de los productos o servicios detallados en él.

Esta opción se encuentra localizada en los Módulos de Ventas y POS - Punto de Venta, dentro del listado de Movimientos

Al ingresar se listan los remitos a clientes registrados en el sistema, detallándose: Número del comprobante, Fecha de emisión, Referencia, Cliente, el Estado en que se encuentran el comprobante y si tiene archivos Adjuntos (Si o NO)

Cada remito tiene las opciones Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Importante: se podrán generar remitos siempre y cuando exista stock de los bienes que se van a entregar.

La confección de remitos puede realizarse de dos maneras, según se encuentren o no asociados a una Orden de Trabajo.

1) Si el Remito no tiene asociada un orden de trabajo: ir a la opción Remito a Cliente, y oprimir en Nuevo (F7) desplegándose la siguiente pantalla

 Descripción de los campos 

* Talonario: se debe seleccionar el talonario, mediante el cual se registrará el comprobante. Pueden existir varios talonarios, por defecto el sistema le asignará un talonario al usuario. Cliqueando sobre  se desplegarán las opciones para elegir

Si no se dio de alta al talonario correspondiente, al cliquear en Continuar, el sistema muestra el siguiente aviso: "No existen Talonarios habilitados para este tipo de comprobante". Para la carga un nuevo talonario remitirse a Módulo Ventas>>Talonario. 

* Número: en este campo, el sistema asignará automáticamente el número correlativo del comprobante a emitir, de acuerdo con el talonario seleccionado.

* Fecha: hace referencia a la fecha de emisión del remito (Selección de Fechas)

* Estado: mediante  en este campo se podrá seleccionar la opción que represente el estado de avance del remito. Este atributo se podrá modificar después de presionar Continuar, y por defecto el sistema lo establece en "INICIADO"

* Responsable: es la persona que confecciona el remito, por defecto el sistema establece al usuario actual.

Dicho individuo debe estar registrado en el sistema, sino para agregarlo cliquear el ícono  (el cual redirige a Administración>>Administración Empresa>>Empleados) (Modo Selección)

* Referencia: detalle breve, mediante el cual se identifica el contenido del remito. Este atributo se emplea para las búsquedas en los listados e informes dentro del sistema

* Cliente: identificar al receptor del remito. En caso de que el cliente no se encuentre previamente registrado en el sistema, es posible darlo de alta mediante el ícono (Modo Selección)

* Sucursal: se debe indicar la sucursal del cliente en la cual se efectuará el envío correspondiente. La sucursal debe encontrarse previamente registrada en el sistema. En caso de requerir la incorporación de una nueva sucursal, deberá realizarse desde la ficha de datos del cliente. Para más información ir a Módulo Ventas>>CRM>>Clientes (Modo Selección)

* Domicilio: en este campo, el sistema completará automáticamente la dirección legal correspondiente a la sucursal seleccionada, según la información registrada en la ficha de datos del cliente.

* Lugar de Entrega: especificar el sitio en el cual se realizará la entrega del material o artículo. Puede indicarse, por ejemplo, un depósito de la empresa. En caso de que la mercadería sea retirada en las instalaciones del proveedor, se deberá consignar la dirección donde se efectuará dicho retiro

* Centro de costo: mediante este campo, podemos asociar al remito a un centro de costo de la empresa especifica. Si el centro de costo no se encuentra entre los predefinidos se lo puede ingresar el icono  (Modo Selección)

* Depósito: en este campo se debe especificar de donde se extraen los productos enviados. Si el depósito no se encuentra entre los predefinidos se lo puede ingresar el icono (Modo Selección)

* Orden de Trabajo: ingresar el número de la orden de trabajo que origina el remito. En caso de no existir una orden de trabajo registrada en el sistema asociada, el campo deberá completarse manualmente.

* Orden de Compra: campo de texto en el cual se registrará el número del Contrato u Orden de Compra asociado al remito. Este dato permite vincular el comprobante con la documentación de respaldo correspondiente

* Transporte: se debe indicar el vehículo con el cual se realiza la entrega del producto. El transporte a seleccionar debe haber sido previamente registrado en el sistema, caso contrario se lo puede ingresar mediante el icono   (Modo Selección)

* Acoplado: en este campo se debe registrar el número o la identificación del acoplado utilizado durante el transporte, en los casos en que aplique

* Chofer, Documento del Chofer: indica la persona responsable de la entrega del producto.

* Moneda: mediante  en este campo se debe seleccionar el tipo de moneda en la cual se emitirá el comprobante del remito.

* Cotización: en caso de haberse seleccionado una moneda extranjera, en este campo se deberá ingresar el valor de dicha moneda respecto a la moneda local al momento de emitir el remito.

* Bultos: indicar la cantidad total de bultos o paquetes que estás enviando en esta operación.

* Sector: mediante la opción desplegable  se puede seleccionarse un sector en particular de la empresa, al cual corresponde el remito. Dicho sector debe estar cargado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Configuración>>Configuración Empresa>>Sector.

* Usuario: en el caso en particular de quien reciba la entrega sea un usuario vinculado con la empresa, indicar su nombre. Es importante aclarar que la facturación se realizará a la empresa. En caso de que situación no ocurra, no completar este casillero ni el de Domicilio Usuario.

* Domicilio Usuario: establecer la dirección legal del usuario vinculado con la empresa.

* Consignación: si se tilda este casillero, se indica que el envío va destinado a una persona o empresa (el consignatario), quien lo recibe en nombre del remitente y generalmente es responsable de su entrega final, venta o custodia.

* Observaciones: campo de formato texto, el cual saldrá impreso en el remito. En él se puede ingresar información adicional o aclaraciones importantes relacionadas con el remito, que no estén contempladas en otros campos del formulario.

 Completados todos los atributos del encabezado del remito oprimir Continuar, 

De esta manera, se habilitará la pestaña "Ítems", en la cual deberán cargarse los ítems correspondientes al remito en cuestión.

Descripción de los campos: 

* Tipo Producto: mediante la opción desplegable  se debe indicar la clase de producto a enviar: Articulo, Servicio, Envases o Activo Fijo/Envase. 

* Descripción: ingresar el nombre del producto enviado. Es importante aclarar que dicho producto debe encontrase registrado en el sistema, sino para agregarlo dirigirse a Módulo Compras>>Productos>>Articulo o Módulo Compras>>Productos>>Servicio, según corresponda (Modo Selección)

* Cantidad: en este campo se ingresa la cantidad enviada del producto correspondiente.

* Precio de Lista: en este campo se debe ingresar el precio de lista del producto

* Descuento: este campo permite registrar un porcentaje de descuento aplicable al producto seleccionado. El dato ingresado se asociará al ítem dentro del comprobante y será considerado en el cálculo del precio final.

* Tipo Movimiento: mediante  se debe seleccionar la clase de movimiento: Egreso o Ingreso 

* Moneda: este campo especifica la divisa utilizada para registrar la transacción. El sistema completa este campo automáticamente al seleccionar un producto, tomando como referencia la información definida en su ficha de datos.

* Unidad: oprimiendo  se debe seleccionar entre las unidades de medida de stock del producto (primaria, secundario o terciaria) de acuerdo a como fueron configuradas en la ficha de datos del producto.

* Lote: en este campo se debe especificar el método de selección del lote del producto a enviar. Las opciones disponibles son FIFO, LIFO o Selección Manual.

Si se selecciona la opción "Selección Manual", se habilitará un campo adicional que permitirá elegir el lote específico del producto a enviar.

* Código de barras: al seleccionar este casillero se habilita la carga de productos mediante lector de código de barras. En caso de no activarlo, la cantidad de productos recibidos deberá ingresarse manualmente.

Es importante verificar que el bien a cargar disponga de stock (1).

En caso afirmativo, se debe ingresar la cantidad a egresar y hacer clic en el ícono  (2) cargando así el ítem

Estas acciones deben repetirse por cada ítem que se requiera cargar al remito. 

Los ítems de que vayamos cargando, se visualizarán en la pantalla principal del remito, detallándose: Ítem número, Orden Trabajo (numero del comprobante), Código, Concepto, Cantidad, Lote, Precio Lista, Descuento (%), Precio con Descuento y Total 

Cada ítem del remito tiene la opción de Editar  y Eliminar  , estas acciones se podrán realizar dependiendo el nivel de autorización del usuario.

Una vez cargados todos los ítems correspondientes, se deberá presionar Guardar (F2) para finalizar el proceso de registro del remito en el sistema.

2) Si el remito se asocia a una Orden de Trabajo, puede generarse de dos maneras:

a) Desde la Orden de Trabajo: acceder al comprobante de la Orden de Trabajo correspondiente, la cual debe encontrarse en estado “En curso”.
Dentro del comprobante, se deberán seleccionar los ítems (1) que serán entregados —pudiendo ser la totalidad o solo una parte de ellos— según corresponda al avance del trabajo o a la necesidad del cliente.

Una vez seleccionados los ítems, se deberá oprimir el botón Remito de Entrega (2), tras lo cual el sistema generará automáticamente un nuevo remito precompletado con la información proveniente de la Orden de Trabajo.

Observaremos que el sistema genera el remito, con los datos extraídos de la orden de trabajo.

Observaremos que el sistema genera el remito, con los datos extraídos de la orden de trabajo.

b) La otra opción disponible es a través de Remito Cliente. Al presionar  Nuevo (F7), se desplegará la pantalla correspondiente para la creación de un nuevo remito.

Estando allí debemos cliquear en  Desde Orden de Trabajo Pendiente

De esta manera el sistema desplegará un listado con todas las órdenes de trabajo pendientes (estado de avance: "EN CURSO"), detallándose: Fecha de registro, Hora, Tipo, Estado, Comprobante número, Referencia, Condición Pago, Responsable, Cliente y Monto.

Cada orden de trabajo posee la opción , mediante la cual se accede al comprobante en cuestión

Se debe seleccionar la Orden de Trabajo utilizando el casillero selector y, a continuación, presionar el botón Generar comprobante. El sistema creará el remito tomando automáticamente los datos registrados en la Orden de Trabajo.

En ambos casos el sistema genera automáticamente los datos del encabezado del remito, detallándose: Número de remito, Fecha de emisión del remito, Responsable, Referencia, Cliente, Lugar de entrega, Domicilio, Centro de Costo, Depósito, Número de la orden de trabajo que dio origen al remito, Número de la orden de compra/contrato. 

Todos estos atributos son editables.

También el sistema genera automáticamente los ítems correspondientes del remito, tomando los datos de la orden seleccionada, detallando: Numero de ítem, Numero de Orden Trabajo, Código, Concepto, Cantidad, Lote Precio Lista, Descuento (%), Precio con Descuento, precio Total del articulo; el atributo Lote debe ser seleccionado por el operador. Cada ítem del remito tiene la opción de Editar  y Eliminar  según el nivel de autorización del usuario.

Para finalizar el remito oprimir Guardar (F2).

Importante, en todos los casos: Una vez generado el remito (estado Finalizado), no se lo puede modificar ni cambiar de estado. En caso de haberse generado mal, se tilda la casilla de selección y se lo elimina mediante el icono. Luego, se debe ir a talonario en el submenú Archivo y modificar el número del próximo remito a emitir, así se continua con la correlatividad. En caso de que ese remito se haya anulado, se lo elimina, el sistema continuará con el número correlativo al cargarse un nuevo remito.